En corto: una cuenta médica es el paquete que la IPS presenta al pagador para cobrar una atención en salud. Reúne la factura electrónica con sus soportes clínicos y administrativos y, cuando aplica, los RIPS como archivo de detalle. El ciclo va desde el armado de la cuenta hasta el pago: facturación, soportes, radicación, auditoría del pagador, glosas y devoluciones, respuesta y desembolso. Abajo tienes cada paso, con las normas que aplican y cómo se organiza el área en la IPS.
El término cuentas médicas se usa en el día a día de la IPS con dos sentidos que conviene distinguir. En sentido estricto, una cuenta médica es una factura por servicios de salud con todos sus soportes lista para presentar al pagador. En sentido amplio, el área de cuentas médicas es la que se encarga de armar esas cuentas, radicarlas, contestar objeciones y hacer seguimiento hasta el pago. Esta guía cubre las dos: qué contiene una cuenta y cómo funciona el ciclo completo, con el marco normativo aplicable en Colombia.
Actualizado: agosto de 2026. Escrito para el equipo de facturación y cuentas médicas de la IPS, con base en la Resolución 2284 de 2023 (soportes de cobro y Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas), la Resolución 948 de 2026 (RIPS como soporte de la factura) y la Ley 1438 de 2011.
Una cuenta médica es el paquete documental con el que una IPS le cobra a una EPS o entidad responsable de pago por los servicios prestados. Ese paquete tiene dos capas:
La cuenta médica es, entonces, la unidad completa que el pagador necesita para auditar y pagar. Sin soportes, la factura queda en el aire; con soportes incompletos o inconsistentes, la cuenta se devuelve o se glosa. Por eso el equipo de cuentas médicas es la costura entre lo que hace el médico (la atención), lo que factura el administrativo (el cobro) y lo que le exige la norma al pagador (auditar antes de pagar).
El área también se hace cargo del seguimiento al pago: cuenta radicada, cuenta auditada, cuenta glosada, cuenta contestada, cuenta pagada. Esa trazabilidad es la que sostiene la cartera de la IPS.
El ciclo tiene siempre las mismas seis etapas. Cambia el volumen y el detalle según el tipo de IPS, pero el flujo es el mismo:
Cada paso deja rastro documental. Si el rastro se corta (una cuenta sin fecha de radicación, una glosa sin respuesta a tiempo, una nota crédito sin su factura de origen) la cuenta se queda represada. Por eso el ciclo se gestiona como flujo, no como eventos sueltos.
Radicar es el acto formal de presentar la cuenta médica al pagador para que empiece a correr el trámite. No es enviar un correo con archivos: es dejar constancia de que la cuenta entró al pagador con sus soportes completos y en la fecha exacta. Esa fecha es la que dispara los términos de la auditoría y del trámite de glosas.
Los soportes que acompañan a la factura vienen definidos por la Resolución 2284 de 2023. En la práctica, el paquete se arma con la factura electrónica en XML, los RIPS en JSON, la cuenta de cobro en PDF y los soportes clínicos y administrativos aplicables al servicio. Cada pagador puede tener requisitos operativos propios sobre cómo entregar ese paquete (portal, mesa de radicación, intercambio con certificación) y esos requisitos se pactan en el contrato o se comunican en circulares del propio pagador.
La calidad de la radicación depende de dos cosas: que los soportes estén completos y que los datos estén consistentes entre sí (que lo que dice la factura coincida con lo que dicen los RIPS y con lo que dicen los soportes clínicos). Cuando falla la completitud, viene la devolución. Cuando falla la consistencia, viene la glosa. Si quieres ver cómo Medifolios arma el paquete completo, revisa el módulo de radicación de cuentas médicas.
La auditoría de cuentas médicas es la revisión que hace la entidad responsable de pago sobre la cuenta radicada para decidir qué acepta, qué objeta y qué devuelve. Es una figura reconocida por el marco normativo (la Resolución 2284 estableció los soportes de cobro y el Manual Único que ordena esa revisión) y su función es doble: proteger los recursos del sistema y darle al prestador un derecho de contradicción sobre cada objeción.
Al auditar, el pagador contrasta la cuenta contra el contrato (tarifas, coberturas y condiciones pactadas), contra la normatividad vigente (soportes exigidos, códigos, reglas de facturación) y contra la propia evidencia clínica y administrativa que acompaña la cuenta (historia clínica, RIPS, autorizaciones). De ese contraste salen tres decisiones posibles: aceptar, glosar o devolver.
Aunque cada pagador tiene su propio equipo y sus propios criterios operativos, los ejes de revisión son en general los mismos:
La auditoría no es un juicio de valor: es una revisión con causales taxativas. Por eso el buen equipo de cuentas médicas anticipa lo que el auditor va a mirar y lo deja resuelto antes de radicar.
Es la parte del ciclo donde más dinero se pierde por no distinguir dos figuras que se confunden todo el tiempo:
Las causales están definidas en el Manual Único de Devoluciones, Glosas y Respuestas (Anexo Técnico 3 de la Resolución 2284 de 2023) y son taxativas: el pagador no puede inventar motivos que no estén en el anexo. Los términos del trámite (comunicar la glosa, responder y decidir) vienen del artículo 57 de la Ley 1438 de 2011. Si el prestador no responde dentro del término, opera la aceptación tácita y se pierde el derecho a cobrar ese valor. Los tipos, ejemplos y el paso a paso completos están en la guía de causales de glosas; para gestionar el ciclo en operación está el módulo de gestión de glosas.
El valor de cada ítem facturado en una cuenta médica no se inventa: se toma del tarifario pactado en el contrato. Los dos tarifarios de referencia que más aparecen en la contratación entre EPS e IPS son el Manual Tarifario SOAT (base en el Decreto 2423 de 1996, con actualización anual del valor de referencia) y el Manual Tarifario ISS 2001 (Acuerdo 256 de 2001, expresado en UVR y pactado por contrato con un valor del punto acordado). Confundir la mecánica de uno con la del otro es una causa frecuente de glosas de tarifa. La guía completa está en Manual Tarifario SOAT e ISS 2001.
Desde la Resolución 948 de 2026 (que reglamentó la generación, transmisión y validación de los RIPS y su relación con la factura electrónica de venta en salud), los RIPS son el archivo de detalle que soporta lo cobrado en la factura. En la cuenta médica ya no viajan como un archivo suelto: son parte del paquete de radicación, con reglas de rechazo definidas por la propia norma. Si un RIPS incumple una regla de rechazo, la cuenta no supera la validación y termina en devolución o en glosa. El detalle de la 948 (novedades, plazos de radicación de la factura electrónica y validaciones) está en la guía de la Resolución 948 de 2026.
Para el equipo de cuentas médicas eso implica una regla operativa clara: validar los RIPS antes de radicar. Prevenir en el origen sale más barato que responder glosas después.
Medifolios cubre el ciclo de la cuenta médica en dos módulos que trabajan juntos. Del lado del envío, el módulo de radicación de cuentas médicas genera automáticamente el archivo ZIP con los documentos requeridos: factura electrónica XML, RIPS JSON, cuenta de cobro en PDF y soportes clínicos, y el paquete queda listo como radicación por paquetes de documentos. En las plataformas de EPS compatibles, Medifolios automatiza el proceso de carga mediante tecnología de bot, sin intervención manual; en las plataformas no compatibles, el ZIP queda listo para cargarlo directamente. El armado trae la información desde admisión, facturación o historia clínica según el flujo de la IPS, de modo que cada área aporta lo que le corresponde sin reprocesos.
Del lado de la respuesta, el módulo de gestión de glosas deja el ciclo completo dentro del mismo sistema: el registro de la glosa con su causal, valor glosado, factura asociada e ítem específico; la contestación de la IPS ítem por ítem; la respuesta final de la EPS; la nota crédito cuando se acepta un valor; y el reflejo en cartera. Son dos momentos del mismo flujo: el módulo de radicación arma y envía la cuenta a la EPS con sus soportes, y el de glosas administra las objeciones que regresan de esa radicación. Usarlos juntos deja el ciclo completo de la cuenta médica, desde el envío hasta la respuesta de la glosa, dentro del mismo sistema.
El encuadre es honesto: el software apoya la gestión y ayuda a cumplir lo que la norma le pide a la IPS, pero no cumple por ti. La conciliación con la EPS, la decisión clínica del auditor y el criterio del área de cuentas médicas siguen siendo del equipo. Lo que gana la IPS es trazabilidad, menos reprocesos y un ciclo que no se queda represado por hojas de cálculo paralelas.
En Medifolios la cuenta médica va del armado del paquete de radicación al seguimiento de la glosa en un solo sistema, con nota crédito automática y reflejo en cartera. Más de 900 IPS ya trabajan sobre Medifolios, con 13 años de trayectoria y más de 25 millones de historias clínicas gestionadas.
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Contiene la factura electrónica de venta y los soportes definidos por la Resolución 2284 de 2023, que incluyen la cuenta de cobro, los RIPS como archivo de detalle de las atenciones y los soportes clínicos y administrativos aplicables al servicio (por ejemplo, autorizaciones, órdenes médicas, resultados o descripciones de procedimiento). El detalle exacto depende del tipo de servicio facturado y de lo pactado en el contrato con el pagador.
Radicar es presentar formalmente la cuenta médica al pagador para que empiece a correr el trámite. La fecha de radicación es la que dispara los términos de la auditoría y del trámite de glosas. En Colombia, los soportes que acompañan a la factura y las reglas de la radicación vienen definidos por la Resolución 2284 de 2023, y cada pagador puede tener requisitos operativos propios sobre cómo entregar el paquete.
La glosa objeta valores específicos de ítems de la factura y se responde ítem por ítem dentro del término definido por el artículo 57 de la Ley 1438 de 2011. Si el prestador no responde a tiempo, opera la aceptación tácita y se pierde el derecho a cobrar ese valor. Las causales están en el Manual Único de la Resolución 2284 de 2023 y son taxativas: el pagador no puede inventar motivos que no estén en el anexo. El paso a paso completo está en la guía de causales de glosas.
La audita la entidad responsable de pago (la EPS u otro pagador según el régimen), con su propio equipo de auditoría de cuentas. Su función es contrastar la cuenta contra el contrato, la normatividad vigente y la evidencia clínica y administrativa que la acompaña, y decidir si acepta, glosa o devuelve. Es una revisión con causales taxativas, no un juicio discrecional.
El área se organiza como flujo, no como eventos sueltos: armado del paquete (factura y soportes), radicación con constancia de fecha, seguimiento de la auditoría del pagador, contestación de glosas dentro del término, generación de nota crédito cuando aplica y actualización de cartera. La clave operativa es la trazabilidad: cada cuenta debe poder rastrearse desde el primer intento de radicación hasta el pago o la conciliación, sin planillas paralelas.
La cuenta médica no es un documento suelto: es un ciclo que empieza cuando se factura una atención y termina cuando se recibe el pago. Entender ese ciclo, distinguir la devolución de la glosa, cuidar la calidad de los soportes y responder dentro de los términos de la Ley 1438 y la Resolución 2284 es lo que sostiene la cartera de una IPS. Y el trabajo del área de cuentas médicas se resume en una sola cosa: que ninguna cuenta se quede represada en el camino.
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Fuente oficial: Resolución 2284 de 2023 (Ministerio de Salud y Protección Social). El detalle de la Resolución 948 de 2026 (RIPS como soporte de la factura electrónica) está en nuestra guía dedicada.
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