¿Qué es un CRM y para qué sirve en una IPS?

CRM significa Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con Clientes). En una IPS, el CRM sirve para gestionar clientes empresariales como: empresas que contratan servicios de medicina laboral, convenios con empresas para atención médica de empleados, instituciones que requieren servicios especializados, y prospectos que podrían convertirse en clientes. El CRM permite: (1) Centralizar toda la información de cada cliente o prospecto, (2) Dar seguimiento programado a oportunidades comerciales, (3) Automatizar tareas de marketing y ventas, (4) Controlar el pipeline de ventas (en qué etapa está cada prospecto), (5) Mejorar la comunicación con clientes mediante historial de interacciones. Esto aumenta las ventas y mejora la retención de clientes.

¿Cómo funciona el seguimiento personalizado con fechas programadas?

Cada vez que el asesor comercial interactúa con un cliente o prospecto (llamada, reunión, email), registra en el CRM: (1) Qué se habló en la interacción, (2) Acuerdos o compromisos establecidos, (3) Fecha del próximo seguimiento. El sistema genera automáticamente un recordatorio para esa fecha futura. Cuando llega la fecha programada, el asesor recibe una alerta recordándole que debe contactar nuevamente al cliente. Esto garantiza que ningún prospecto quede sin seguimiento. Además, la bitácora detallada permite que cualquier asesor pueda ver el historial completo de la relación con el cliente, incluso si el asesor anterior ya no trabaja en la empresa.

¿Qué tareas comerciales se pueden automatizar?

El CRM permite automatizar múltiples tareas: (1) Envío automático de email de bienvenida cuando entra un nuevo prospecto, (2) Creación automática de tarea "hacer llamada de seguimiento" 3 días después del primer contacto, (3) Asignación automática de nuevos leads a asesores según reglas (ejemplo: distribuir equitativamente, asignar según sector), (4) Envío automático de encuesta de satisfacción después de cerrar venta, (5) Generación automática de reporte semanal de gestión comercial por asesor, (6) Alertas cuando un cliente lleva más de 30 días sin contacto. Estas automatizaciones evitan que los asesores olviden tareas importantes y optimizan el tiempo del equipo comercial.

¿Cómo funciona la asignación de asesores responsables?

El CRM permite asignar un asesor comercial responsable a cada cliente o prospecto. La asignación puede ser: (1) Manual: el gerente comercial asigna clientes específicos a cada asesor, (2) Automática: el sistema asigna leads según reglas configuradas (ejemplo: distribuir equitativamente, asignar según zona geográfica, según sector). Cada asesor ve en su dashboard solo los clientes asignados a él. El sistema controla: (a) Cuántos clientes tiene cada asesor (carga de trabajo), (b) Cuántos están en cada etapa del pipeline, (c) Productividad: conversión de prospectos a clientes. El gerente comercial puede reasignar clientes entre asesores cuando sea necesario.

¿Se pueden enviar correos masivos a clientes?

Sí, el CRM permite segmentar clientes según criterios (ejemplo: sector, tamaño empresa, estado en pipeline, fecha de última compra) y enviar emails masivos personalizados. Por ejemplo: enviar campaña de fin de año a todos los clientes activos, enviar nueva oferta de servicios a prospectos en etapa de negociación, o enviar recordatorio de renovación de contrato a clientes cuyo contrato vence en 30 días. Los emails se personalizan automáticamente con datos del cliente (nombre, empresa). El sistema registra: (1) Quiénes recibieron el email, (2) Quiénes lo abrieron (tasa de apertura), (3) Quiénes hicieron clic en enlaces. Esto permite medir efectividad de campañas de marketing.

¿Qué documentos se pueden anexar a cada cliente?

El CRM permite anexar cualquier tipo de documento relevante por cliente: (1) Documentos legales: RUT, cámara de comercio, certificación bancaria, (2) Documentos comerciales: cotizaciones enviadas, propuestas comerciales, contratos firmados, (3) Documentos de reuniones: actas, minutos, presentaciones, (4) Documentos de soporte: catálogos de productos, fichas técnicas, material promocional. Cada documento queda almacenado en la nube asociado al cliente. Cualquier asesor autorizado puede consultar los documentos históricos. Esto evita: (a) Perder información cuando un asesor renuncia, (b) Buscar documentos en emails antiguos, (c) Enviar duplicados de información ya compartida. Todo está centralizado y accesible.

Software CRM para IPS Colombia | Gestión de Clientes y Prospectos

¿Está Perdiendo Oportunidades por Falta de Seguimiento?

Clientes y prospectos en Excel desorganizado sin seguimiento
Falta de trazabilidad de contactos y gestiones comerciales
Olvido de seguimientos programados con clientes potenciales
Información comercial dispersa entre vendedores sin centralizar
Imposibilidad de automatizar tareas comerciales y de marketing
Desconocimiento de en qué estado está cada prospecto
Dificultad para asignar responsables y medir productividad
Comunicación con clientes sin historial ni contexto

¿Qué Hace Diferente al Módulo de CRM de Medifolios?

Registro Completo: Base de datos de clientes actuales y potenciales centralizada
Seguimiento Personalizado: Fechas programadas y bitácora detallada por cliente
Automatización Inteligente: Tareas comerciales y de marketing automatizadas
Gestión de Pipeline: Estados configurables y asignación de asesores
Email Integrado: Envío de correos desde la plataforma con trazabilidad
Gestión Documental: Documentos relevantes anexados a cada cliente o prospecto

¿Qué Incluye el Módulo de CRM de Medifolios?

Sistema completo de gestión de relaciones con clientes (CRM) con 6 funcionalidades clave extraídas directamente de la base de datos.

Registro de Clientes y Prospectos

Registro completo de clientes actuales y potenciales con toda la información relevante centralizada.

Base de datos de clientes actuales (empresas, instituciones, convenios)
Base de datos de prospectos (clientes potenciales en gestión)
Datos de contacto: razón social, NIT, dirección, teléfono, email
Información de contactos clave: nombre, cargo, teléfono directo
Datos comerciales: sector, tamaño empresa, número de empleados
Origen del lead: referido, campaña, web, llamada, ferias
Clasificación por tipo: cliente A, B, C según facturación o potencial

Seguimiento Personalizado

Seguimiento personalizado con fechas programadas y bitácora detallada de todas las interacciones con cada cliente o prospecto.

Bitácora completa de interacciones: llamadas, reuniones, emails, WhatsApp
Fechas programadas de seguimiento con recordatorios automáticos
Registro de notas de cada contacto o reunión
Historial completo de actividad comercial por cliente
Alertas cuando se cumple fecha de seguimiento programado
Timeline visual de toda la relación con el cliente
Registro de preferencias y necesidades específicas del cliente

Automatización de Tareas

Automatización de tareas comerciales y de marketing para optimizar procesos y no perder oportunidades.

Creación automática de tareas según etapa del cliente en pipeline
Envío automático de emails de bienvenida a nuevos prospectos
Seguimientos programados automáticos según días sin contacto
Asignación automática de leads a asesores según reglas configuradas
Recordatorios automáticos de tareas pendientes
Flujos de trabajo (workflows) personalizables
Generación automática de reportes periódicos

Estados y Asignación de Asesores

Configuración de estados del pipeline comercial y asignación de asesores responsables para control total.

Pipeline comercial con etapas configurables
Estados del prospecto: nuevo, contactado, calificado, propuesta, negociación, cierre
Asignación de asesor comercial responsable de cada cliente
Reasignación de clientes entre asesores según criterios
Control de carga de trabajo por asesor
Tablero Kanban visual del pipeline comercial
Probabilidad de cierre configurable por etapa

Envío de Correos Electrónicos

Envío de correos electrónicos directamente desde la plataforma con trazabilidad completa de comunicaciones.

Envío de emails directamente desde el CRM sin salir de la plataforma
Plantillas de email predefinidas para diferentes propósitos
Personalización automática de emails con datos del cliente
Registro automático de emails enviados en bitácora del cliente
Seguimiento de apertura de emails (notificación de lectura)
Envío masivo de emails a segmentos de clientes
Integración con cliente de correo del asesor comercial

Gestión de Documentos

Anexar documentos relevantes a cada cliente o prospecto para centralizar toda la información comercial.

Anexar documentos por cliente: propuestas, contratos, presentaciones
Almacenamiento de RUT, cámara de comercio, certificación bancaria
Carga de cotizaciones y propuestas comerciales enviadas
Contratos firmados digitalmente
Actas de reuniones y minutos de negociación
Presentaciones comerciales y catálogos de productos
Almacenamiento en nube con acceso desde cualquier dispositivo
Control de versiones de documentos

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¿Cómo Gestionar Clientes y Prospectos con Seguimiento Detallado?

¿Está Perdiendo Oportunidades por Falta de Seguimiento?

¿Qué Hace Diferente al Módulo de CRM de Medifolios?

¿Qué Incluye el Módulo de CRM de Medifolios?

Registro de Clientes y Prospectos

Seguimiento Personalizado

Automatización de Tareas

Estados y Asignación de Asesores

Envío de Correos Electrónicos

Gestión de Documentos

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