¿Cómo Controlar y Gestionar los Pagos de su IPS con Total Trazabilidad?

Software de gestión de pagos institucionales que permite relacionar, liquidar y autorizar los pagos de su entidad, facilitando el control financiero y la trazabilidad de las salidas de dinero.

100% Trazabilidad de pagos
Res 167 Documento Soporte DIAN
12 Funcionalidades completas

¿Está Perdiendo Control sobre los Pagos de su Clínica?

  • Pagos sin autorización formal ni trazabilidad de quién aprobó
  • Falta de control sobre cuentas por pagar y proveedores pendientes
  • Dificultad para programar y hacer seguimiento a pagos pendientes
  • Desorden en documentos soporte de pagos realizados
  • Imposibilidad de generar reportes financieros confiables
  • Riesgo de pagos duplicados o sin respaldo documental
  • Falta de cumplimiento normativo (Resolución 167/2021 y RADIAN)

¿Qué Hace Diferente al Módulo de Pagos de Medifolios?

  • Control Total: Gestión completa de pagos institucionales con autorización, programación y trazabilidad
  • Cuentas por Pagar: Seguimiento de gastos, costos y proveedores con soporte documental digital
  • Gestión de Terceros: Base de datos de proveedores y terceros con información bancaria completa
  • Presupuestos: Control presupuestal por rubros y centros de costo con ejecución en tiempo real
  • Múltiples Formas de Pago: Transferencias, consignaciones, efectivo y otros métodos
  • Autorización de Pagos: Flujo de aprobación con registro de quién autorizó cada pago
  • Reportes Completos: Extractos, análisis de ingresos, cuentas por pagar, saldo en caja
  • Normatividad: Cumple Resolución 167/2021 (Documento Soporte) y RADIAN 085/2022

¿Qué Incluye el Módulo de Pagos de Medifolios?

Sistema completo de gestión de pagos institucionales con 12 funcionalidades clave.

1. Control de Pagos Institucionales

Control práctico y sencillo de los pagos institucionales con registro, seguimiento y trazabilidad completa de todas las salidas de dinero.

  • Registro centralizado de todos los pagos institucionales
  • Control práctico y sencillo del flujo de egresos
  • Trazabilidad completa de quién, cuándo y por qué se realizó cada pago
  • Dashboard visual con resumen de pagos del período
  • Alertas de pagos pendientes y vencimientos próximos
  • Histórico completo de movimientos de egresos

2. Gestión de Cuentas por Pagar

Gestión de cuentas por pagar, gastos y costos con soporte documental digital que permite control financiero total.

  • Registro de todas las cuentas por pagar a proveedores
  • Clasificación de gastos y costos por categoría
  • Adjuntar facturas, órdenes de compra y documentos soporte
  • Control de vencimientos y plazos de pago
  • Seguimiento del estado: pendiente, aprobado, pagado
  • Reporte de cuentas por pagar por antigüedad

3. Creación y Gestión de Terceros

Creación y gestión de terceros (proveedores, contratistas y otros) con información completa para pagos.

  • Base de datos completa de proveedores y terceros
  • Información legal: NIT, razón social, dirección, contacto
  • Datos bancarios: entidad, tipo de cuenta, número de cuenta
  • Documentos legales: RUT, cámara de comercio, certificación bancaria
  • Histórico de pagos realizados a cada tercero
  • Estados: activo, inactivo, bloqueado

4. Manejo de Presupuestos y Rubros

Manejo de presupuestos y rubros presupuestales para control de gastos por área y centro de costo.

  • Definición de rubros presupuestales configurables
  • Asignación de presupuesto por rubro y período
  • Control de ejecución presupuestal en tiempo real
  • Reportes de ejecución presupuestal por área

5. Configuración de Formas de Pago

Configuración de formas y métodos de pago: transferencias bancarias, consignaciones, efectivo, cheques, entre otros.

  • Transferencias bancarias electrónicas
  • Consignaciones en cuenta
  • Pagos en efectivo desde caja menor
  • Emisión de cheques con control de talonario
  • Pagos con tarjeta débito/crédito corporativa
  • Configuración de métodos personalizados

6. Registro y Seguimiento de Solicitudes

Registro y seguimiento de solicitudes de pago pendientes con flujo de aprobación y control de estados.

  • Creación de solicitudes de pago por cualquier área
  • Datos requeridos: beneficiario, concepto, monto, soporte
  • Seguimiento de estado: registrada, en revisión, aprobada, rechazada
  • Notificaciones automáticas al solicitante
  • Bandeja de trabajo para quien debe revisar solicitudes
  • Historial completo de cada solicitud

7. Autorización y Programación de Pagos

Autorización de pagos con registro de aprobación y programación de fechas futuras para egresos recurrentes.

  • Autorización de pagos con registro de quién aprobó
  • Programación de fecha de pago futura
  • Pagos recurrentes: nómina, arrendamiento, servicios
  • Aprobación con contraseña del usuario autorizador
  • Log de auditoría de quién autorizó cada pago

8. Registro de Pagos Realizados

Registro de pagos realizados con datos del comprobante de egreso, referencia bancaria y documentos soporte.

  • Registro del pago efectivamente realizado
  • Comprobante de egreso con número consecutivo
  • Referencia bancaria o número de transacción
  • Fecha y hora exacta del pago
  • Adjuntar comprobante de transferencia o recibo
  • Cambio automático de estado de "programado" a "pagado"

9. Ajustes Contables entre Cajas

Realización de ajustes contables y traslados de caja menor con trazabilidad completa.

  • Traslados de caja menor a banco o viceversa
  • Ajustes contables por diferencias o errores
  • Notas débito y crédito internas
  • Autorización requerida para ajustes
  • Trazabilidad completa de todos los movimientos

10. Reportes Financieros Completos

Reportes disponibles: extracto de cuenta, análisis de ingresos, cuentas por pagar, pagos programados, saldo en caja e interfaz contable.

  • Extracto de cuenta: movimientos de entrada y salida
  • Análisis de ingresos vs egresos por período
  • Cuentas por pagar: detalle de deudas pendientes
  • Pagos programados: calendario de pagos futuros
  • Saldo en caja: efectivo disponible en caja menor
  • Interfaz contable: datos para exportar a software contable

11. Resolución 167/2021 - Documento Soporte NORMATIVO

Cumplimiento de Resolución 000167 de 2021 para generar Documento Soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

  • Generación de Documento Soporte de Adquisición (DSA)
  • Aplicable a compras a personas no obligadas a facturar
  • Numeración consecutiva autorizada por la DIAN
  • Datos requeridos: identificación del comprador y vendedor
  • Descripción del bien o servicio adquirido
  • Valor de la adquisición y fecha de pago
  • Firma del comprador y vendedor
  • Almacenamiento digital del DSA

12. Resolución 085/2022 - RADIAN NORMATIVO

Cumplimiento de Resolución 000085 de 2022 (RADIAN) para registro de factura electrónica como título valor.

  • Integración con sistema RADIAN (Registro de Factura Electrónica)
  • Registro de facturas electrónicas como título valor
  • Negociación y descuento de facturas electrónicas
  • Notificación automática a la DIAN de operaciones
  • Trazabilidad completa del ciclo de vida de la factura
  • Cumplimiento normativo para negociación de cartera
  • Facilita factoring y descuento de facturas ante bancos
  • Estados: recibida, aceptada, negociada, pagada

¿Listo para Tener Control Total de los Pagos de su IPS?

Gestione cuentas por pagar, autorice pagos, programe egresos y genere reportes financieros con trazabilidad completa.