Software de gestión de pagos institucionales que permite relacionar, liquidar y autorizar los pagos de su entidad, facilitando el control financiero y la trazabilidad de las salidas de dinero.
Sistema completo de gestión de pagos institucionales con 12 funcionalidades clave.
Control práctico y sencillo de los pagos institucionales con registro, seguimiento y trazabilidad completa de todas las salidas de dinero.
Gestión de cuentas por pagar, gastos y costos con soporte documental digital que permite control financiero total.
Creación y gestión de terceros (proveedores, contratistas y otros) con información completa para pagos.
Manejo de presupuestos y rubros presupuestales para control de gastos por área y centro de costo.
Configuración de formas y métodos de pago: transferencias bancarias, consignaciones, efectivo, cheques, entre otros.
Registro y seguimiento de solicitudes de pago pendientes con flujo de aprobación y control de estados.
Autorización de pagos con registro de aprobación y programación de fechas futuras para egresos recurrentes.
Registro de pagos realizados con datos del comprobante de egreso, referencia bancaria y documentos soporte.
Realización de ajustes contables y traslados de caja menor con trazabilidad completa.
Reportes disponibles: extracto de cuenta, análisis de ingresos, cuentas por pagar, pagos programados, saldo en caja e interfaz contable.
Cumplimiento de Resolución 000167 de 2021 para generar Documento Soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.
Cumplimiento de Resolución 000085 de 2022 (RADIAN) para registro de factura electrónica como título valor.
El módulo de Pagos permite configurar un flujo de autorización donde cada pago debe ser aprobado antes de ejecutarse. El usuario autorizador ingresa su contraseña para aprobar el pago, y el sistema registra quién autorizó, fecha y hora. Esto garantiza control, trazabilidad y prevención de pagos no autorizados. Todo queda registrado en un log de auditoría consultable.
Sí, el módulo permite programar pagos recurrentes configurando la periodicidad (quincenal, mensual, trimestral, etc.). Por ejemplo, puede programar el pago de arrendamiento cada 5 de mes, la nómina cada 15 y 30, y servicios públicos cada 20. El sistema genera automáticamente las solicitudes de pago en las fechas programadas y envía alertas con anticipación para que la tesorería prepare el dinero.
El Documento Soporte de Adquisición (DSA) es un documento electrónico exigido por la DIAN desde la Resolución 167 de 2021 para respaldar compras realizadas a personas naturales o jurídicas que NO están obligadas a facturar (ejemplo: compra de leche a campesinos, honorarios a profesionales independientes no facturadores). El DSA reemplaza el recibo de caja y debe contener: identificación del comprador y vendedor, descripción del bien/servicio, valor, fecha, y firmas. Medifolios genera estos documentos con numeración consecutiva autorizada por DIAN y los almacena digitalmente.
RADIAN (Registro de Factura Electrónica como Título Valor) es un sistema de la DIAN que permite registrar facturas electrónicas como títulos valor que pueden ser negociados. Esto significa que su IPS puede usar las facturas electrónicas para descontarlas ante entidades financieras y recibir dinero de forma anticipada (factoring), negociarlas con terceros, y tener trazabilidad completa del estado de cada factura (recibida, aceptada, negociada, pagada). Medifolios integra con RADIAN para que pueda gestionar su cartera de forma más eficiente y mejorar su flujo de caja.
Sí, el módulo permite definir rubros presupuestales (ejemplo: nómina, mantenimiento, insumos médicos, servicios públicos) y asignar un presupuesto a cada rubro por período (mensual, trimestral, anual). A medida que se realizan pagos, el sistema descuenta automáticamente del presupuesto del rubro correspondiente y muestra el porcentaje de ejecución en tiempo real. Se generan reportes de ejecución presupuestal por área para control gerencial.
El módulo genera reportes de interfaz contable que pueden ser exportados a Excel o CSV para importarlos en su software de contabilidad. Los reportes incluyen: extracto de cuenta, análisis de ingresos y egresos, saldo en caja, y otros datos necesarios para la contabilidad. Si necesita integración automática con un software contable específico (Siigo, Helisa, SAP, etc.), esto se cotiza como desarrollo adicional.
Gestione cuentas por pagar, autorice pagos, programe egresos y genere reportes financieros con trazabilidad completa.
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