¿Cómo Controlar y Gestionar los Pagos de su IPS con Total Trazabilidad?

Software de gestión de pagos institucionales que permite relacionar, liquidar y autorizar los pagos de su entidad, facilitando el control financiero y la trazabilidad de las salidas de dinero.

100% Trazabilidad de pagos
Automática Autorización y programación
11+ Reportes financieros

¿Está Perdiendo Control sobre los Pagos de su Clínica?

  • Pagos sin autorización formal ni trazabilidad de quién aprobó
  • Falta de control sobre cuentas por pagar y proveedores pendientes
  • Dificultad para programar y hacer seguimiento a pagos pendientes
  • Desorden en documentos soporte de pagos realizados
  • Imposibilidad de generar reportes financieros confiables
  • Riesgo de pagos duplicados o sin respaldo documental
  • Falta de cumplimiento normativo (Resolución 167/2021 y RADIAN)

¿Qué Hace Diferente al Módulo de Pagos de Medifolios?

  • Control Total: Gestión completa de pagos institucionales con autorización, programación y trazabilidad
  • Cuentas por Pagar: Seguimiento de gastos, costos y proveedores con soporte documental digital
  • Gestión de Terceros: Base de datos de proveedores y terceros con información bancaria completa
  • Presupuestos: Control presupuestal por rubros y centros de costo
  • Múltiples Formas de Pago: Transferencias, consignaciones, efectivo y otros métodos
  • Autorización de Pagos: Flujo de aprobación con diferentes niveles de autorización
  • Reportes Completos: Extractos, análisis de ingresos, cuentas por pagar, saldo en caja
  • Normatividad: Cumple Resolución 167/2021 (Documento Soporte) y RADIAN 085/2022

¿Qué Incluye el Módulo de Pagos de Medifolios?

Sistema completo de gestión de pagos institucionales con 13 funcionalidades clave extraídas directamente de la base de datos.

Control de Pagos Institucionales

Control práctico y sencillo de los pagos institucionales con registro, seguimiento y trazabilidad completa de todas las salidas de dinero.

  • Registro centralizado de todos los pagos institucionales
  • Control práctico y sencillo del flujo de egresos
  • Trazabilidad completa de quién, cuándo y por qué se realizó cada pago
  • Dashboard visual con resumen de pagos del período
  • Alertas de pagos pendientes y vencimientos próximos
  • Histórico completo de movimientos de egresos

Gestión de Cuentas por Pagar

Gestión de cuentas por pagar, gastos y costos con soporte documental digital que permite control financiero total.

  • Registro de todas las cuentas por pagar a proveedores
  • Clasificación de gastos y costos por categoría
  • Adjuntar facturas, órdenes de compra y documentos soporte
  • Control de vencimientos y plazos de pago
  • Seguimiento del estado: pendiente, aprobado, pagado
  • Reporte de cuentas por pagar por antigüedad

Creación y Gestión de Terceros

Creación y gestión de terceros (proveedores, contratistas y otros) con información completa para pagos.

  • Base de datos completa de proveedores y terceros
  • Información legal: NIT, razón social, dirección, contacto
  • Datos bancarios: entidad, tipo de cuenta, número de cuenta
  • Documentos legales: RUT, cámara de comercio, certificación bancaria
  • Histórico de pagos realizados a cada tercero
  • Estados: activo, inactivo, bloqueado

Manejo de Presupuestos y Rubros

Manejo de presupuestos y rubros presupuestales para control de gastos por área y centro de costo.

  • Definición de rubros presupuestales configurables
  • Asignación de presupuesto por rubro y período
  • Control de ejecución presupuestal en tiempo real
  • Alertas cuando un rubro supera el 80% de ejecución
  • Restricción de pagos cuando no hay presupuesto disponible
  • Reportes de ejecución presupuestal por área

Registro de Entidades Bancarias

Registro de entidades bancarias de origen y destino para control de cuentas y movimientos bancarios.

  • Registro de cuentas bancarias de la institución (origen)
  • Tipo de cuenta: corriente, ahorros, especial
  • Saldo inicial y saldo actual de cada cuenta
  • Control de movimientos por cuenta bancaria
  • Conciliación bancaria simplificada
  • Reportes de saldos y movimientos por cuenta

Configuración de Formas de Pago

Configuración de formas y métodos de pago: transferencias bancarias, consignaciones, efectivo, cheques, entre otros.

  • Transferencias bancarias electrónicas
  • Consignaciones en cuenta
  • Pagos en efectivo desde caja menor
  • Emisión de cheques con control de talonario
  • Pagos con tarjeta débito/crédito corporativa
  • Configuración de métodos personalizados

Registro y Seguimiento de Solicitudes

Registro y seguimiento de solicitudes de pago pendientes con flujo de aprobación y control de estados.

  • Creación de solicitudes de pago por cualquier área
  • Datos requeridos: beneficiario, concepto, monto, soporte
  • Seguimiento de estado: registrada, en revisión, aprobada, rechazada
  • Notificaciones automáticas al solicitante
  • Bandeja de trabajo para quien debe revisar solicitudes
  • Historial completo de cada solicitud

Autorización y Programación de Pagos

Autorización y programación de pagos con flujo de aprobación multinivel y programación de fechas futuras.

  • Flujo de autorización configurable por montos
  • Niveles de aprobación: jefe de área, tesorería, gerencia
  • Programación de fecha de pago futura
  • Pagos recurrentes: nómina, arrendamiento, servicios
  • Aprobación con contraseña o firma digital
  • Log de auditoría de quién autorizó cada pago

Registro de Pagos Realizados

Registro de pagos realizados con datos del comprobante de egreso, referencia bancaria y documentos soporte.

  • Registro del pago efectivamente realizado
  • Comprobante de egreso con número consecutivo
  • Referencia bancaria o número de transacción
  • Fecha y hora exacta del pago
  • Adjuntar comprobante de transferencia o recibo
  • Cambio automático de estado de "programado" a "pagado"

Ajustes y Traslados entre Cajas

Realización de ajustes contables y traslados entre cajas o cuentas bancarias con trazabilidad completa.

  • Traslados entre cuentas bancarias de la institución
  • Traslados de caja menor a banco o viceversa
  • Ajustes contables por diferencias o errores
  • Notas débito y crédito internas
  • Autorización requerida para ajustes
  • Trazabilidad completa de todos los movimientos

Reportes Financieros Completos

Reportes disponibles: extracto de cuenta, análisis de ingresos, cuentas por pagar, pagos programados, saldo en caja e interfaz contable.

  • Extracto de cuenta: movimientos de entrada y salida
  • Análisis de ingresos vs egresos por período
  • Cuentas por pagar: detalle de deudas pendientes
  • Pagos programados: calendario de pagos futuros
  • Saldo en caja: efectivo disponible en caja menor
  • Interfaz contable: datos para exportar a software contable

Resolución 167/2021 - Documento Soporte NORMATIVO

Cumplimiento de Resolución 000167 de 2021 para generar Documento Soporte en adquisiciones a no obligados a facturar.

  • Generación de Documento Soporte de Adquisición (DSA)
  • Aplicable a compras a personas no obligadas a facturar
  • Numeración consecutiva autorizada por la DIAN
  • Datos requeridos: identificación del comprador y vendedor
  • Descripción del bien o servicio adquirido
  • Valor de la adquisición y fecha de pago
  • Firma del comprador y vendedor
  • Almacenamiento digital del DSA

Resolución 085/2022 - RADIAN NORMATIVO

Cumplimiento de Resolución 000085 de 2022 (RADIAN) para registro de factura electrónica como título valor.

  • Integración con sistema RADIAN (Registro de Factura Electrónica)
  • Registro de facturas electrónicas como título valor
  • Negociación y descuento de facturas electrónicas
  • Notificación automática a la DIAN de operaciones
  • Trazabilidad completa del ciclo de vida de la factura
  • Cumplimiento normativo para negociación de cartera
  • Facilita factoring y descuento de facturas ante bancos
  • Estados: recibida, aceptada, negociada, pagada

¿Listo para Tener Control Total de los Pagos de su IPS?

Solicite una demostración gratuita del módulo de Pagos de Medifolios y descubra cómo gestionar cuentas por pagar, autorizar pagos, programar egresos y generar reportes financieros con trazabilidad completa.

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