Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales

En desarrollo de lo consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia de 1991, que establece que todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar, a su buen nombre y a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y archivos de entidades públicas y privadas; y en virtud de lo desarrollado por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, que establecen las condiciones mínimas para el tratamiento de los datos personales, privados, semiprivados y sensibles, MEDIFOLIOS S.A.S. adopta la presente Política de Tratamiento de la Información Personal.

La recolección y el tratamiento automatizado de los datos personales tienen como finalidad el buen mantenimiento de la relación establecida con los usuarios, con propósitos relacionados con la gestión, administración, prestación, ampliación y mejora de la información y del servicio brindado, así como el envío de comunicaciones sobre actualizaciones, información técnica, operativa y comercial de los productos y servicios ofrecidos.

MEDIFOLIOS S.A.S., en cumplimiento de la Constitución y la ley, y brindando las garantías que permiten el ejercicio del derecho constitucional fundamental de habeas data -que faculta a las personas a conocer y controlar la información que otros poseen sobre ellas-, adopta las siguientes políticas de tratamiento de la información personal.

1. Responsable del tratamiento de la información

MEDIFOLIOS S.A.S. es una Sociedad por Acciones Simplificada constituida ante la Cámara de Comercio de Bogotá, cuyo propósito principal es el desarrollo de software. Es operador de información de los datos personales, privados, semiprivados y sensibles de sus afiliados, prestadores, proveedores y colaboradores. Para ello cuenta con los recursos humanos, tecnológicos, financieros y de infraestructura administrativa necesarios para atender de manera oportuna los requerimientos, quejas, consultas, peticiones y reclamos relacionados con la protección de la información.

2. Definiciones

Las siguientes son definiciones establecidas en la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

• Aviso de privacidad: comunicación verbal o escrita generada por el responsable de la custodia de la información, dirigida al titular, mediante la cual se le informa sobre la política de tratamiento aplicable, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Consulta: solicitud del titular, o de las personas autorizadas por este o por la ley, para conocer la información que reposa sobre el titular en bases de datos.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato privado: dato que solo es relevante para su titular (por ejemplo, fotografías, videos o datos relacionados con el estilo de vida).
• Dato público: dato calificado como tal según la ley o la Constitución, y todos aquellos que no sean semiprivados o privados.
• Dato semiprivado: dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública, y cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o grupo de personas (por ejemplo, datos financieros y crediticios, dirección, teléfono y correo electrónico personal).
• Datos sensibles: información personal que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, y la información relativa a la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de información personal por cuenta del responsable.
• Fuente de información: persona, entidad u organización que recibe o conoce información personal de los titulares en virtud de una relación comercial, de servicio o de otra índole.
• Operador de información: persona, entidad u organización que recibe de la fuente información personal sobre varios titulares, la administra y la pone en conocimiento de los usuarios bajo los parámetros de la Ley 1581 de 2012.
• Reclamo: solicitud del titular, o de las personas autorizadas por este o por la ley, para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales, o para revocar la autorización.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros decida sobre la base de datos o el tratamiento de la información.
• Titular de la información: persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en un banco de datos y sujeto del derecho de habeas data.

3. Principios rectores

El artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 contempla que, para el tratamiento de datos personales, se aplicarán de manera armónica e integral los siguientes principios:

1. Legalidad: el tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las disposiciones que la desarrollen.
2. Finalidad: el tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
3. Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
4. Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
5. Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan, en cualquier momento y sin restricciones.
6. Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos, de la ley y de la Constitución.
7. Seguridad: la información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Confidencialidad: todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos que no tengan naturaleza pública están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con las labores del tratamiento.

4. Tratamiento de la información personal

La información y los datos personales integrados en las bases de datos que MEDIFOLIOS S.A.S. gestiona son sometidos al siguiente tratamiento:

1. Se registran los datos personales, privados, semiprivados y sensibles en las bases de datos, previa autorización del titular.
2. Se almacenan en un archivo físico o electrónico.
3. Se utilizan para dar cumplimiento a un mandato legal o contractual.
4. La información almacenada se actualiza cuando es necesario, previa autorización del titular.
5. Se realizan copias de seguridad de las bases de datos que contienen la información objeto de tratamiento.
6. No se comparte con ninguna entidad pública o privada con la que no se tenga relación contractual, salvo los casos establecidos en la ley y para atender requerimientos judiciales o de entes de control, como la Superintendencia Nacional de Salud, la Superintendencia de Industria y Comercio, la Contraloría General de la República y la Fiscalía General de la Nación.
7. Se suprimen los datos semiprivados, privados y sensibles una vez cumplida la finalidad del tratamiento, sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, conforme al artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.
8. Se transmiten a los terceros con los cuales se tenga relación contractual, en observancia del artículo 13 del Decreto 1377 de 2013.
9. No se usan para ofrecer servicios o productos a terceros.
10. No se usan para ninguna finalidad distinta a la establecida en la presente política.

5. Finalidad del tratamiento de la información personal

Las siguientes son las finalidades del tratamiento de la información personal proporcionada por los titulares:

1. Actualización permanente de la información personal entregada por el titular.
2. Emisión de reportes y respuestas a los requerimientos de las entidades de control.
3. Dar respuesta a las solicitudes de los usuarios y afiliados relacionadas con la prestación de los servicios.
4. Realizar evaluaciones de calidad de los productos y servicios ofrecidos.
5. Atender peticiones, quejas o reclamos.
6. Informar sobre nuevos servicios o cambios en los existentes.
7. Realizar encuestas o estudios internos.
8. Cualquier otra finalidad que se derive de la naturaleza jurídica de MEDIFOLIOS S.A.S. y sus contratantes.

6. Derechos de los titulares de la información personal

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular de la información personal tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante MEDIFOLIOS S.A.S..
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

7. Deberes en el tratamiento de la información personal

MEDIFOLIOS S.A.S., en su calidad de responsable y encargado del tratamiento, tendrá los siguientes deberes:

1. Garantizar al titular, en todo momento, el ejercicio del derecho fundamental de habeas data.
2. Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular para el tratamiento de la información.
3. Mantener actualizada la información y rectificarla cuando sea incorrecta o dudosa.
4. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
6. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio y demás entes de control.
7. Tramitar las consultas y reclamos formulados por los titulares o sus representantes.
8. Informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a su información personal.

8. Procedimiento para consultas o reclamos

1. Las consultas o reclamos deben ser presentados por el titular de la información o por su representante legal. MEDIFOLIOS S.A.S. se reserva el derecho de verificar la identidad del peticionario.
2. La solicitud debe dirigirse a MEDIFOLIOS S.A.S. y contener como mínimo: nombres y apellidos del titular, número de identificación, datos de localización, descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo, los documentos que la soporten, el medio por el cual desea recibir respuesta y la firma del peticionario.
3. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo.
4. Si el reclamo está incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin respuesta, se entiende que ha desistido.
5. Los reclamos para corrección, actualización o supresión de datos se contestan dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de su recibo.
6. Cuando no sea posible atender la consulta o el reclamo dentro del término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9. Tratamiento de la información obtenida de Google

Cuando el usuario conecta de forma voluntaria su cuenta de Google con Medifolios para sincronizar su agenda con Google Calendar, aplica lo siguiente.

9.1. Información que se solicita de la cuenta de Google

• La dirección de correo electrónico y el identificador de la cuenta de Google del usuario.
• Permiso para crear, modificar y eliminar eventos en el calendario del usuario.
• Lectura de los eventos del calendario del usuario.

9.2. Uso de esa información

La información obtenida de Google se usa únicamente para:

• Reflejar en el Google Calendar del usuario las citas que se le agenden en Medifolios.
• Registrar en Medifolios, como bloqueo de agenda, los eventos personales que el usuario cree en su calendario de Google.

9.3. Lo que no se hace con esa información

• No se vende ni se transfiere a terceros.
• No se usa con fines publicitarios ni de perfilamiento.
• No se usa para entrenar modelos de inteligencia artificial.
• No accede a ella personal humano, salvo lo estrictamente necesario para soporte con autorización del usuario, por seguridad o por obligación legal.

9.4. Almacenamiento

Las credenciales de acceso a la cuenta de Google quedan cifradas en los servidores de Medifolios y se usan únicamente para las operaciones descritas en esta sección.

9.5. Cómo revocar el acceso y cómo se borra la información

El usuario puede desconectar su cuenta de Google en cualquier momento desde su Perfil de Usuario en Medifolios o desde https://myaccount.google.com/permissions. Al hacerlo, se eliminan las credenciales almacenadas y cesa toda sincronización.

9.6. Cumplimiento de la Política de Datos de Usuario de las API de Google

9.7. Privacidad del paciente

De forma predeterminada, la integración no envía datos identificables del paciente al calendario de Google: solo se incluye el horario, el punto de atención y el número de la cita. El detalle del paciente se incluye únicamente si la entidad activa expresamente esa opción, bajo su responsabilidad como responsable del tratamiento.

10. Propiedad intelectual

Se entiende por contenidos toda la información, mensajes, animaciones, tablas, textos, gráficos, dibujos, diseños, logotipos, nombres, marcas, archivos de sonido o imagen, fotografías, grabaciones, software y, en general, cualquier material accesible a través de las plataformas virtuales. El usuario se obliga a usar los contenidos de forma diligente, correcta y lícita, y a no reproducirlos, copiarlos, distribuirlos, transformarlos o modificarlos sin la autorización del titular de los derechos correspondientes.

Todo el contenido de los sitios y plataformas de MEDIFOLIOS S.A.S. está protegido por la Ley de Derechos de Autor y Propiedad Intelectual y por los tratados internacionales relacionados. MEDIFOLIOS S.A.S. no autoriza ni concede permiso para utilizar el contenido de sus productos virtuales sin su consentimiento previo y por escrito.

11. Duración y terminación

La prestación del servicio y el acceso a los servicios virtuales tienen, en principio, una duración específica de acuerdo con los términos de los contratos establecidos para cada licenciante. MEDIFOLIOS S.A.S. está autorizada para dar por terminada o suspender la prestación del servicio conforme a lo dispuesto en las condiciones particulares de cada contrato.

12. Ley aplicable y jurisdicción

Estas condiciones se rigen por la ley colombiana. MEDIFOLIOS S.A.S. y el usuario se someterán a la jurisdicción ordinaria de la ciudad de Bogotá D.C.

13. Ejercicio de derechos y contacto

Para ejercer los derechos que le confiere la ley, el titular puede enviar su requerimiento escrito al correo gerencia@medifolios.net, donde se seguirán los procedimientos legales correspondientes. La Gerencia de MEDIFOLIOS S.A.S. es responsable de adelantar las acciones necesarias para el ejercicio de los derechos del titular y de atender las peticiones, consultas y reclamos.

14. Entrada en vigencia y modificaciones

MEDIFOLIOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta Política de Tratamiento de la Información Personal en cualquier momento. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web. La presente versión (v2.0.0) es aplicable a partir del 24 de agosto de 2026.