Sistema de radicación automatizada con armado de soportes Resolución 2284 y envío directo a EPS
La solución integral para radicación de cuentas médicas en Colombia
¿Radicación organizada? Registro estructurado de cada cuenta médica con toda la información del paciente atendido y pagador responsable del cobro.
¿RIPS perfectos? Generación automática de archivos RIPS en el formato que exige la Resolución 948 de 2026, listos para adjuntar a la cuenta.
¿Gestión documental? Cargue centralizado de documentos de soporte con agrupación por cuenta y descarga para auditoría.
¿Soportes instantáneos? Generación automática de PDF con historia clínica completa, órdenes, fórmulas y notas de evolución desde el sistema.
¿Control de devoluciones? Registro estructurado de cada devolución con causal específica, observaciones y seguimiento hasta la corrección.
¿Trazabilidad de facturas devueltas? Vinculación automática de todas las facturas afectadas por una devolución para seguimiento de corrección.
¿Seguimiento centralizado? Registro de observaciones y notas relacionadas con cada cuenta para coordinación del equipo.
¿Seguimiento total? Registro automático de cada evento en la vida de la cuenta con usuarios responsables.
¿Análisis profundo? Reportes con múltiples niveles de agregación para análisis gerencial y auditorías.
¿Adaptación por EPS? Generación automática de versiones específicas de soportes según requerimientos de cada entidad pagadora.
¿Envío instantáneo a múltiples EPS? Integración para envío automático de cuentas mediante API REST o FileZilla/FTP a diferentes entidades con confirmación de recibido.
¿Checklist de documentos? Reporte que muestra qué documentos están cargados y cuáles faltan para cada cuenta antes de radicar.
¿Estado real de facturación? Integración con DIAN para verificar en tiempo real si una factura electrónica fue aceptada o rechazada por el pagador.
¿Apoyo al cumplimiento normativo? Medifolios permite armar la cuenta de acuerdo con la Resolución 2284 y construir los soportes en PDF según las normas de tu entidad y las de cada pagador.
Para radicar a Nueva EPS con Medifolios, el flujo es el mismo que con cualquier pagador, pero usando la plantilla configurada para esta entidad: (1) el sistema arma automáticamente los soportes de cada cuenta (factura electrónica validada, RIPS y la historia clínica), y para Nueva EPS consolida la historia clínica en un solo PDF, tal como suele solicitarlo; (2) valida con un checklist que estén todos los documentos antes de enviar; (3) radica la cuenta por el medio disponible (portal, correo o transmisión automática) y registra el número de radicado; y (4) hace seguimiento del estado y de cualquier devolución con su causal. Así se reduce el reproceso y se agiliza el cobro a Nueva EPS. Verifica siempre los requisitos vigentes de la entidad.
Cuando se genera una factura electrónica en Medifolios, el sistema la envía a la DIAN para validación y firma electrónica según la normativa de facturación electrónica. Una vez la DIAN valida la factura, se envía al pagador (por ejemplo, la EPS) quien tiene 3 días hábiles para aceptarla o rechazarla en el sistema de la DIAN. Medifolios se integra directamente con la DIAN para consultar automáticamente el estado de cada factura: si fue aceptada por el pagador, rechazada, o si aún está pendiente de respuesta. Cuando el pagador acepta la factura, Medifolios actualiza automáticamente el estado a "Aceptada DIAN" y permite proceder con la radicación de la cuenta con confianza. Si el pagador rechaza la factura, Medifolios envía alerta inmediata indicando el motivo del rechazo reportado en DIAN, permitiendo corregir rápidamente antes de radicar.
Medifolios permite armar la cuenta de acuerdo con la Resolución 2284 de 2023 y construir los soportes en PDF según las normas de tu entidad y las de cada pagador. El equipo de cuentas médicas trabaja sobre la información que ya está en el sistema (la atención registrada, la factura electrónica y los RIPS) y obtiene el paquete con los soportes que corresponden al tipo de servicio y a lo pactado con cada entidad responsable de pago, listo para radicar por el canal que acepte el pagador. El software ayuda a cumplir lo que la norma le pide a la IPS: la revisión de la cuenta antes de radicar y la respuesta a devoluciones y glosas siguen siendo del equipo. Los soportes por tipo de servicio y los plazos de la norma están en nuestra guía de la Resolución 2284 de 2023.
Sí, cada EPS tiene requerimientos específicos de cómo quiere recibir las cuentas. Por ejemplo, algunas entidades exigen que los documentos estén organizados de cierta forma y con nombres de archivo específicos; Sanitas tiene su propio checklist de documentos requeridos; Nueva EPS pide que la historia clínica esté consolidada en un solo PDF; y el MinSalud exige el formato oficial de Resolución 2284. El sistema maneja esto con plantillas configurables por pagador: cuando selecciona que va a radicar una cuenta a una entidad específica, el sistema automáticamente usa la plantilla correspondiente y genera los soportes exactamente como esa entidad los exige. Además, cuando una EPS actualiza sus requisitos, solo hay que actualizar la plantilla en el sistema y todas las radicaciones futuras usarán automáticamente los nuevos requisitos.
El envío automático conecta directamente Medifolios con los sistemas de múltiples entidades para envío de cuentas sin intervención manual. Funciona mediante dos métodos: (1) API REST: para entidades que tengan API disponible, el sistema empaca la cuenta completa (factura, RIPS, soportes) en el formato requerido, se conecta usando autenticación segura con token, transmite la información y recibe confirmación de recibido con número de radicado oficial. (2) FileZilla/FTP/SFTP: para entidades que usen servidores FTP, el sistema se conecta automáticamente al servidor de la entidad, carga los archivos en la estructura de carpetas requerida y confirma la transmisión exitosa. El sistema registra automáticamente el número de radicado, fecha y hora de envío para trazabilidad.
La gestión de devoluciones es estructurada y con trazabilidad completa. Cuando una EPS devuelve una cuenta, el usuario registra la devolución en el sistema especificando: fecha de devolución, causal (documento faltante, error en factura, inconsistencia en RIPS, etc.), observaciones detalladas de qué debe corregirse, y asigna un responsable para la corrección. El sistema automáticamente cambia el estado de la cuenta a "Devuelta" y la asocia a todas las facturas que estaban incluidas en esa cuenta. El responsable puede ver exactamente qué cuentas tiene pendientes de corregir y qué debe corregir en cada una. Una vez corregida, se marca la cuenta como "Corregida" y el sistema permite re-radicarla generando automáticamente una nueva versión de soportes con las correcciones. Todo queda registrado: cuántas veces ha sido devuelta la misma cuenta, cuáles son las causales más frecuentes de devolución de cada pagador.
El reporte de documentos adjuntos es un checklist que valida antes de radicar si están todos los documentos requeridos. El sistema sabe qué documentos son obligatorios para cada cuenta. Cuando va a radicar, el reporte muestra cada documento con un indicador: verde si está cargado y válido, rojo si falta. Si hay algún indicador rojo, el sistema alerta antes de enviar la cuenta. Además, el reporte valida fechas: si la autorización ya venció, alerta que hay inconsistencia de fechas. Este reporte es exportable para que auditoría interna pueda revisar antes de radicar si las cuentas tienen documentación completa.
Sí, el sistema soporta radicación masiva o por lotes. El usuario puede seleccionar múltiples cuentas que van al mismo pagador (por ejemplo, 50 cuentas de Sura EPS del mes de octubre), y el sistema las procesa todas simultáneamente: genera los soportes de cada una según la plantilla de Sura, valida que estén completas, y las marca como radicadas en lote. Si alguna entidad tiene integración por API o FTP, el envío también puede ser masivo. El sistema también permite radicar a diferentes pagadores de forma organizada: puede tener un día de radicación donde procesa todas las cuentas del mes de todos los pagadores de forma eficiente. Los reportes muestran cuántas cuentas se radicaron en el mes, a qué pagadores y por qué valores.
La trazabilidad es completa y automática. El sistema registra cada evento en la vida de una cuenta con usuario responsable. La cronología típica es: 1) Creación: usuario de facturación crea la cuenta seleccionando las facturas a incluir. 2) Validación interna: auditor interno revisa la cuenta y registra observaciones antes de radicar. 3) Armado de soportes: sistema genera automáticamente los soportes y registra la fecha. 4) Radicación: usuario radica la cuenta, sistema registra fecha, medio de envío y número de radicado. 5) Seguimiento en EPS: sistema actualiza el estado según respuesta de la EPS (recibida, en revisión, en auditoría). 6) Devolución (si ocurre): fecha de devolución, causal, observaciones del auditor de la EPS. 7) Corrección y re-radicación. 8) Aprobación: fecha de aprobación, valor aprobado, valor glosado si hay glosas. 9) Pago: fecha de pago, valor recibido. Todo este histórico es visible en la ficha de la cuenta y es auditable.
Reduzca tiempos, reduzca rechazos y acelere su flujo de cobro con radicación inteligente.
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