Software Radicación Cuentas Médicas Colombia | RIPS + Res. 2284 + Devoluciones

¿Por Qué la Radicación Manual Genera Rechazo y Atrasa el Cobro?

📋 Armado manual de cuentas toma 2-3 días: buscar historia clínica, órdenes, autorizaciones, consolidar todo en carpetas o PDF consume días de trabajo por cada cuenta
❌ Documentos faltantes generan rechazo inmediato: EPS rechaza cuenta completa porque falta una orden médica o un consentimiento informado
🔍 Imposibilidad de validar antes de radicar: no se puede verificar si están todos los documentos requeridos antes de enviar la cuenta a la EPS
📂 Versiones de soportes diferentes por EPS: cada entidad exige un formato específico (Sanitas, Nueva EPS, MinSalud, etc.), y armar cada versión manualmente es dispendioso
📧 Envío manual por email o portal lento: subir cuenta al portal de cada EPS o enviar por correo toma horas y no hay confirmación de recibido
🔄 Devoluciones sin trazabilidad: EPS devuelve cuenta por observación y no hay registro centralizado de la causal, la fecha ni el responsable de corregir
⏰ Demoras en conocer estado de la cuenta: no se sabe si la cuenta fue radicada, revisada, aprobada o devuelta sin llamar a la EPS
📊 Sin análisis de consumo por servicio: imposibilidad de identificar qué servicios o procedimientos consumen más autorizaciones o generan más glosas
💸 RIPS desactualizados generan inconsistencia: RIPS generados hace días no coinciden con las facturas actuales porque hubo cambios
🚫 Facturas asociadas a devoluciones sin control: cuando hay devolución no se asocian las facturas afectadas para hacer seguimiento de corrección
📝 Observaciones sin registro: auditor de la EPS hace observaciones por teléfono y no quedan registradas formalmente para seguimiento
🚨 Sin verificación de aceptación DIAN: se radican cuentas sin saber si el pagador aceptó o rechazó la factura electrónica en DIAN
⚠️ Incumplimiento de Resolución 2284: no se cumple el formato ni estructura de soportes que exige la normativa del MinSalud

Radicación Inteligente: Automatización Total del Proceso de Cuentas

⚡ Armado automático en minutos: sistema consolida automáticamente todos los documentos desde HC, facturación y admisión en segundos
✅ Validación previa antes de radicar: sistema verifica que estén todos los documentos requeridos y alerta si falta algo antes de enviar
🎯 Checklist de completitud automático: valida que cada cuenta tenga factura, RIPS, HC, órdenes, autorizaciones, consentimientos según tipo de servicio
📦 Generación automática por EPS: sistema genera versión específica de soportes según requerimientos de cada pagador (Sanitas, Nueva EPS, MinSalud)
🔌 Envío automático vía API/FileZilla: integración para envío a múltiples entidades de forma automática con confirmación de recibido
📋 Gestión completa de devoluciones: registro estructurado de cada devolución con causal, fecha, observaciones y responsable de corrección
📡 Seguimiento en tiempo real: dashboard muestra estado actual de cada cuenta (radicada, en revisión, aprobada, devuelta, pagada)
📊 Análisis de consumo automatizado: reportes de consumo por servicio, contrato, paciente y profesional para control financiero
🔄 RIPS en tiempo real: RIPS se generan automáticamente al momento de radicar garantizando coincidencia exacta con facturas
🔗 Asociación automática de facturas: cuando hay devolución, sistema asocia automáticamente las facturas afectadas para seguimiento
💬 Registro centralizado de observaciones: todas las observaciones, notas y comunicaciones quedan registradas en la cuenta para trazabilidad
✅ Verificación automática DIAN en tiempo real: sistema consulta automáticamente si el pagador aceptó o rechazó la factura electrónica antes de radicar
📜 Cumplimiento automático Res. 2284: sistema genera estructura y formato de soportes exactamente como lo exige la Resolución 2284 de 2023

Características del Módulo de Radicación

La solución más completa para radicación de cuentas médicas en Colombia

1. Radicación Estructurada de Cuentas Médicas por Servicio, Paciente y Pagador ESENCIAL

¿Radicación organizada? Registro estructurado de cada cuenta médica con toda la información de servicio prestado, paciente atendido y pagador responsable del cobro.

Radicación por tipo de servicio: consulta, procedimiento, hospitalización, urgencias
Asociación automática del paciente con sus datos demográficos completos
Vinculación al pagador (EPS, ARL) y contrato vigente
Número de radicado automático consecutivo por pagador
Fecha de radicación y fecha de vencimiento según contrato
Selección múltiple de facturas a incluir en la misma cuenta

2. Generación y Validación Automática de Archivos RIPS CRÍTICO

¿RIPS perfectos? Generación automática de archivos RIPS en formato XML según Resolución 2275 con validación previa para evitar rechazos del MinSalud.

Generación automática de RIPS desde las facturas incluidas en la cuenta
Formato XML según especificaciones de Resolución 2275
Validación automática de campos obligatorios antes de generar
Verificación de códigos CIE-10, CUPS, medicamentos ATC
Detección de inconsistencias entre factura y RIPS
Exportación lista para adjuntar a la cuenta

3. Análisis Detallado del Consumo por Servicio, Contrato y Paciente POPULAR

¿Visibilidad de consumo? Análisis completo del consumo de servicios para identificar patrones, controlar autorizaciones y optimizar rentabilidad.

Reporte de consumo por tipo de servicio: qué se factura más
Análisis por contrato: consumo vs valores contratados
Consumo por paciente: pacientes de alto costo
Consumo por profesional: productividad y facturación generada
Identificación de servicios que exceden autorización
Exportación a Excel para análisis financiero detallado

4. Cargue y Asociación de Soportes Documentales

¿Gestión documental completa? Cargue centralizado de todos los documentos de soporte con asociación automática a cada cuenta para auditoría.

Cargue de órdenes médicas, autorizaciones, consentimientos
Asociación automática de documentos cargados en admisión
Visor integrado de documentos sin descargar
Control de versiones cuando se actualiza un documento
Clasificación automática por tipo de documento
Alerta de documentos faltantes según tipo de servicio

5. Armado Automático de Soportes Clínicos en PDF desde Historia Clínica INNOVADOR

¿Soportes instantáneos? Generación automática de PDF con historia clínica completa, órdenes, fórmulas y notas de evolución desde el sistema.

Extracción automática de HC completa desde el módulo clínico
Generación de PDF con formato profesional y organizado
Inclusión de nota de atención, diagnósticos, órdenes, fórmulas
Notas de evolución, signos vitales, procedimientos realizados
Firma digital del profesional incluida en el PDF
PDF listo para adjuntar a la cuenta sin intervención manual

6. Gestión Integral de Devoluciones con Seguimiento, Causales y Trazabilidad IMPORTANTE

¿Control de devoluciones? Registro estructurado de cada devolución con causal específica, observaciones y seguimiento hasta la corrección.

Registro de devolución con fecha y usuario que reporta
Selección de causal: documento faltante, error en factura, inconsistencia
Observaciones detalladas de lo que debe corregirse
Asignación de responsable para corrección
Estados: devuelta, en corrección, corregida, re-radicada
Histórico completo de devoluciones por pagador

7. Asociación y Control de Facturas Vinculadas a Procesos de Devolución

¿Trazabilidad de facturas devueltas? Vinculación automática de todas las facturas afectadas por una devolución para seguimiento de corrección.

Asociación automática de facturas al crear devolución
Vista de todas las facturas incluidas en cuenta devuelta
Control de cuáles facturas ya fueron corregidas
Validación antes de re-radicar: alerta si falta corrección
Histórico de devoluciones por factura específica
Reporte de facturas con múltiples devoluciones

8. Registro Detallado de Observaciones y Notas para Seguimiento

¿Comunicación centralizada? Registro de todas las observaciones, llamadas, correos y comunicaciones relacionadas con cada cuenta.

Registro de observaciones con fecha, hora y usuario
Notas de llamadas telefónicas con auditor de la EPS
Registro de correos enviados y recibidos
Observaciones de auditoría interna antes de radicar
Comentarios del equipo de facturación sobre la cuenta
Cronología completa de todas las interacciones

9. Trazabilidad Completa de Cada Cuenta Desde su Creación Hasta el Cierre ESENCIAL

¿Seguimiento total? Registro automático de cada evento en la vida de la cuenta con timestamps y usuarios responsables.

Registro de creación: quién y cuándo creó la cuenta
Log de radicación: fecha y medio de envío
Registro de estado en EPS: recibida, en revisión, aprobada
Histórico de devoluciones y correcciones
Registro de aprobación y valor reconocido
Cierre: fecha de pago y valor recibido

10. Reportes Analíticos Avanzados por Niveles I y II Exportables POPULAR

¿Análisis profundo? Reportes avanzados con múltiples niveles de agregación para análisis gerencial y auditorías.

Nivel I: resumen ejecutivo por pagador y período
Nivel II: detalle de cada cuenta con todos sus componentes
Reporte de cuentas radicadas vs aprobadas vs pagadas
Análisis de causales de devolución más frecuentes
Tiempo promedio de aprobación por pagador
Exportación a Excel con filtros y tablas dinámicas

11. Soporte para Versiones Específicas de Soportes Según Entidad FLEXIBLE

¿Adaptación por EPS? Generación automática de versiones específicas de soportes según requerimientos de cada entidad pagadora.

Versión MINSALUD: formato oficial según Resolución 2284
Versión personalizada por entidad: estructura específica de cada EPS
Versión Sanitas: requerimientos particulares de Sanitas
Configuración de plantillas por pagador
Documentos adicionales según exigencias del pagador
Actualización automática cuando la EPS cambia requisitos

12. Envío Automatizado de Cuentas vía API/FileZilla a Múltiples Entidades NUEVO

¿Envío instantáneo a múltiples EPS? Integración para envío automático de cuentas mediante API REST o FileZilla/FTP a diferentes entidades con confirmación de recibido.

Envío vía API REST para entidades que lo soporten
Envío vía FileZilla/FTP/SFTP para múltiples entidades
Envío automático de cuenta completa con todos los soportes
Confirmación de recibido en tiempo real
Token de radicación proporcionado por cada entidad
Soporte para múltiples protocolos de transmisión segura

13. Reporte de Documentos Adjuntos para Validación Documental NUEVO

¿Checklist de documentos? Reporte que muestra qué documentos están cargados y cuáles faltan para cada cuenta antes de radicar.

Listado de documentos requeridos según tipo de servicio
Indicador visual: verde documento cargado, rojo faltante
Validación de órdenes médicas, autorizaciones, consentimientos
Verificación de fecha de vigencia de autorización
Alerta de documentos próximos a vencer
Reporte exportable para auditoría interna

14. Verificación Automática de Aceptación de Facturas ante la DIAN NUEVO

¿Estado real de facturación? Integración con DIAN para verificar en tiempo real si una factura electrónica fue aceptada o rechazada por el pagador.

Consulta automática del estado de factura electrónica en DIAN
Verificación en tiempo real: aceptada, rechazada, o pendiente
Notificación automática de cambio de estado de factura
Dashboard de facturas con estado DIAN actualizado
Alertas cuando el pagador rechaza una factura
Seguimiento más rápido y preciso de radicación de cuentas
Reducción de pérdidas por facturas no aceptadas
Toma de decisiones oportuna ante rechazos
Histórico completo de estados de cada factura

15. Armado Automático de Cuentas y Soportes – Resolución 2284 CRÍTICO

¿Cumplimiento normativo garantizado? Automatización completa de la consolidación de documentos según lineamientos de Resolución 2284 de 2023.

Estructura automática según Resolución 2284 de 2023
Validación de documentos requeridos según normativa
Generación automática de índice de documentos incluidos
Verificación de integridad y coherencia entre datos asistenciales y financieros
Descarga de paquete completo en ZIP estandarizado
Reducción de tiempo de armado de 3 días a 15 minutos

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¿Cómo Reducir el Tiempo de Radicación de 3 Días a 2 Horas?