¿De dónde se reciben automáticamente las alertas epidemiológicas?

El sistema puede integrarse con múltiples fuentes oficiales de alertas: (1) Instituto Nacional de Salud (INS) - alertas nacionales, (2) Secretarías de Salud departamentales y municipales, (3) Sistema de Alerta Temprana (SAT), (4) Boletines epidemiológicos oficiales, (5) Correos electrónicos institucionales configurados. Las alertas se reciben en tiempo real, se clasifican automáticamente por tipo (ETA, IRA, EDA, Zoonosis, etc.) y se distribuyen inmediatamente a los responsables configurados. Esto elimina la dependencia de que alguien revise manualmente correos o documentos, evitando pérdida de información crítica.

¿Cómo funciona la trazabilidad completa del seguimiento de alertas?

Cada alerta registrada en el sistema cuenta con trazabilidad completa desde su recepción hasta el cierre. El sistema registra: (1) Fecha y hora de recepción, (2) Fuente de la alerta, (3) Responsables asignados en cada etapa, (4) Acciones realizadas con fecha y usuario, (5) Estados por los que ha pasado la alerta, (6) Evidencias adjuntas (documentos, oficios, actas), (7) Decisiones tomadas y justificación, (8) Cierre del caso con conclusiones. Esta línea de tiempo completa facilita auditorías internas y externas, permite identificar cuellos de botella en los procesos y mejora la rendición de cuentas institucional.

¿Cómo se asignan automáticamente los responsables según el tipo de alerta?

En la configuración inicial del módulo, usted define qué responsables o equipos se encargan de cada tipo de alerta. Por ejemplo: alertas de ETA → Enfermera epidemióloga + Nutricionista, alertas de IRA → Médico infectólogo + Enfermera, alertas de zoonosis → Veterinario + Epidemiólogo. Cuando llega una alerta nueva, el sistema identifica automáticamente el tipo, asigna al responsable correspondiente y envía notificación inmediata por correo y push. Si el responsable no actúa en el tiempo definido, el sistema escala la alerta al supervisor. También gestiona suplentes cuando el titular está de vacaciones o incapacitado. Esto garantiza que ninguna alerta quede sin atención.

¿El módulo ayuda con la notificación obligatoria al SIVIGILA?

Sí, el módulo facilita significativamente el cumplimiento de la notificación obligatoria al SIVIGILA. Cuando se identifica un caso que debe notificarse (según protocolos INS), el sistema: (1) Genera automáticamente la ficha de notificación con los datos del caso, (2) Calcula automáticamente el plazo de notificación según el evento (inmediata, semanal, mensual), (3) Envía recordatorios antes del vencimiento del plazo, (4) Registra evidencia de la notificación realizada, (5) Mantiene trazabilidad completa para auditorías. Esto reduce el riesgo de incumplimiento de plazos de notificación y facilita la preparación de auditorías de cumplimiento normativo.

¿Qué tipo de reportes y análisis de tendencias genera el módulo?

El módulo genera múltiples reportes para análisis epidemiológico y gestión: (1) Alertas recibidas por período (mensual, trimestral, anual), (2) Casos por tipo de alerta (ETA, IRA, EDA, etc.), (3) Tendencias epidemiológicas comparando períodos, (4) Tiempos de respuesta institucional (desde recepción hasta acción), (5) Cumplimiento de protocolos INS, (6) Mapas de calor geográfico de alertas, (7) Indicadores de gestión de vigilancia epidemiológica. Todos los reportes se pueden exportar a PDF y Excel para presentaciones a junta directiva, informes a autoridades de salud y análisis de mejoramiento continuo.

Medifolios

Funcionalidades del Módulo de Alertas Epidemiológicas

Gestión automatizada y seguimiento completo de alertas

Recepción Automática de Alertas DESTACADO

Recepción automática de alertas desde fuentes oficiales para clasificación, registro y distribución inmediata a responsables.

Integración con fuentes oficiales de alertas (INS, Secretarías de Salud)
Recepción automática de alertas epidemiológicas en tiempo real
Clasificación por tipo de alerta (ETA, IRA, EDA, Zoonosis, etc.)
Extracción automática de información clave de la alerta
Notificación inmediata a responsables según tipo de alerta
Registro automático con fecha y hora de recepción
Vinculación con protocolos institucionales aplicables
Almacenamiento centralizado de todas las alertas
Alertas por correo electrónico y notificaciones push
Evita pérdida de información por correos no leídos
Reducción de tiempos entre recepción y respuesta
Acceso rápido a alertas históricas

Registro Estructurado y Trazabilidad

Registro estructurado y trazabilidad completa del seguimiento de cada alerta, desde la recepción hasta el cierre del caso.

Formulario estructurado de registro de alerta
Datos completos: fecha, fuente, tipo de alerta, descripción
Registro de acciones realizadas en cada etapa
Trazabilidad completa de todo el proceso
Historial de estados (recibida, en análisis, en seguimiento, cerrada)
Registro de responsables en cada fase
Documentación de decisiones tomadas
Evidencias adjuntas (oficios, reportes, actas)
Línea de tiempo visual del seguimiento
Auditoría completa de acciones y usuarios
Exportación de trazabilidad para auditorías
Facilita preparación de informes de gestión

Asignación Automática a Responsables

Asignación automática a responsables según tipo de alerta, garantizando respuesta rápida y correcta distribución de tareas.

Configuración de responsables por tipo de alerta
Asignación automática al recibir nueva alerta
Notificación inmediata al responsable asignado
Asignación de equipo de respuesta según protocolo
Escalamiento automático si no hay respuesta en tiempo definido
Gestión de suplentes cuando titular no está disponible
Dashboard personalizado para cada responsable
Alertas pendientes de atención priorizadas
Recordatorios automáticos de seguimiento
Redistribución de carga entre responsables
Evita olvido o falta de seguimiento
Mejora tiempos de respuesta institucional

Gestión de Casos Notificados

Gestión de casos notificados y seguimiento de protocolos institucionales y normativos aplicables a cada tipo de alerta.

Registro de casos notificados relacionados con la alerta
Vinculación de pacientes afectados al caso
Seguimiento individualizado de cada caso
Aplicación de protocolos INS según tipo de evento
Registro de medidas preventivas implementadas
Seguimiento de contactos según protocolo
Notificación obligatoria a autoridades de salud
Generación automática de fichas de notificación SIVIGILA
Control de plazos de notificación según evento
Registro de muestras tomadas y resultados
Seguimiento de evolución de casos
Cierre de caso con conclusiones y aprendizajes

Reportes y Análisis de Tendencias

Generación de reportes y análisis de tendencias epidemiológicas para toma de decisiones y cumplimiento de normatividad.

Reportes de alertas recibidas por período
Análisis de tendencias epidemiológicas institucionales
Gráficos de evolución de casos por tipo de alerta
Comparación de períodos epidemiológicos
Identificación de alertas más frecuentes
Análisis de tiempos de respuesta institucional
Reportes de cumplimiento de protocolos
Mapas de calor de alertas por zona geográfica
Indicadores de gestión de vigilancia epidemiológica
Exportación de reportes a PDF y Excel
Reportes automáticos para junta directiva
Información para planes de mejoramiento institucional

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