¿Cómo funciona el almacenamiento seguro de actas en la nube?

El sistema almacena todas las actas de su institución en servidores en la nube con respaldo automático diario. Cada acta se organiza por tipo de comité (calidad, COPASST, farmacia, ética, seguridad del paciente, etc.), fecha y temas tratados. Puede asociar documentos complementarios a cada acta (presentaciones, evidencias, anexos). El sistema cuenta con búsqueda avanzada que permite localizar actas por fecha, comité, tema tratado o cualquier palabra clave. Todos los datos están cifrados y cuentan con múltiples capas de seguridad para proteger la información institucional.

¿Cómo funciona la firma digital mediante código QR?

Cada acta generada en el sistema incluye un código QR único. Los participantes de la reunión pueden firmar el acta escaneando el código QR con su dispositivo móvil y confirmando su identidad mediante usuario y contraseña. El sistema registra fecha, hora exacta y datos del firmante. La firma digital mediante QR tiene validez legal, cumple con la normatividad colombiana de firma digital, y es irreversible (no repudio). Cualquier persona puede verificar la autenticidad del acta escaneando el código QR, lo que muestra los firmantes, fechas y detecta si el documento ha sido alterado.

¿Qué permisos puedo asignar al compartir actas con otras áreas?

El sistema permite asignar diferentes niveles de permisos por usuario o por rol: (1) Solo lectura: puede visualizar el acta pero no modificarla, (2) Comentarios: puede visualizar y agregar observaciones, (3) Edición: puede modificar el contenido del acta (antes de aprobación final), (4) Aprobación: puede firmar digitalmente el acta. Cuando comparte un acta, el sistema envía notificación automática por correo a los usuarios asignados. Puede compartir actas con servicios específicos (enfermería, farmacia, administración) o con usuarios individuales. El sistema registra quién ha consultado cada acta y cuándo, manteniendo trazabilidad completa del acceso a la información.

¿El módulo cumple con los estándares de gestión documental de calidad?

Sí, el módulo de Calidad - Actas está diseñado para cumplir con los estándares de gestión documental exigidos por el Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad (SOGC) en Colombia. Incluye: (1) Control de versiones de documentos, (2) Trazabilidad completa de creación, modificación y acceso, (3) Firma digital con validez legal, (4) Almacenamiento seguro con respaldo automático, (5) Organización estructurada por comités, (6) Búsqueda y recuperación eficiente de información, (7) Protección de datos sensibles, (8) Disponibilidad permanente de la información. El sistema facilita la preparación de auditorías de calidad al tener toda la información organizada y accesible.

Medifolios

Funcionalidades del Módulo Calidad - Actas

Gestión documental de actas organizada, segura y accesible

Almacenamiento Seguro y Centralizado DESTACADO

Almacenamiento seguro y centralizado de actas y documentos asociados en la nube, garantizando organización, accesibilidad y cumplimiento de estándares de calidad institucional.

Almacenamiento en la nube con respaldo automático
Gestión centralizada de todas las actas institucionales
Organización por tipo de comité (calidad, COPASST, farmacia, ética, etc.)
Asociación de documentos complementarios a cada acta
Control de versiones de documentos
Acceso desde cualquier lugar con conexión a internet
Búsqueda avanzada por fecha, comité, tema o palabra clave
Seguridad en el almacenamiento con cifrado de datos
Cumplimiento de estándares de gestión documental
Disponibilidad 24/7 de toda la información
Reducción de uso de papel y espacio físico
Trazabilidad completa de acceso a documentos

Firma Digital mediante Código QR TECNOLOGÍA

Firma digital de actas mediante código QR, permitiendo validación de autenticidad, eliminación de firmas en papel y agilización del proceso de aprobación de actas.

Generación automática de código QR para cada acta
Firma digital de participantes mediante código QR
Validación de autenticidad de firmas digitales
Eliminación total de firmas en papel
Registro de fecha y hora exacta de cada firma
Identificación única de cada firmante
No repudio de firmas (firma irreversible)
Cumplimiento de normatividad de firma digital
Verificación rápida de autenticidad mediante escaneo de QR
Integridad del documento (detección de alteraciones)
Agilización del proceso de aprobación de actas
Reducción de tiempos en recolección de firmas

Compartir Archivos entre Áreas

Compartir archivos de manera ágil entre áreas responsables, facilitando la colaboración interdisciplinaria y el flujo de información institucional.

Compartición ágil de actas entre áreas y servicios
Asignación de permisos de visualización por usuario
Notificaciones automáticas a áreas responsables
Envío de actas por correo electrónico desde la plataforma
Descarga de actas en formato PDF
Control de acceso por roles (lectura, edición, aprobación)
Registro de usuarios que han consultado cada acta
Comentarios y observaciones sobre actas compartidas
Sincronización en tiempo real entre áreas
Reducción de tiempo en distribución de actas
Facilita la colaboración interdisciplinaria
Mejora el flujo de información institucional

¿Listo para transformar digitalmente tu práctica médica?

Gestión de Actas en la Nube para su IPS

¿Sus actas están en carpetas físicas o archivos desordenados?

Actas en la Nube con Firma Digital y Compartición Ágil

Funcionalidades del Módulo Calidad - Actas

Almacenamiento Seguro y Centralizado DESTACADO

Firma Digital mediante Código QR TECNOLOGÍA

Compartir Archivos entre Áreas

¿Listo para Digitalizar la Gestión de Actas de su IPS?

¿Quieres más información?

LÍNEAS DE ATENCIÓN

HORARIOS DE ATENCIÓN

Lunes a Viernes

Sábado

REDES SOCIALES