¿Cómo funciona el almacenamiento seguro en la nube?

El sistema almacena todos los documentos de calidad de su institución en servidores en la nube con respaldo automático diario. Los datos están cifrados con múltiples capas de seguridad. Puede acceder desde cualquier dispositivo con conexión a internet (computador, tablet, celular). El sistema cuenta con disponibilidad 24/7, por lo que siempre tendrá acceso a sus documentos. No hay límites de almacenamiento, el espacio crece según las necesidades de su IPS. Elimina la dependencia de servidores locales, discos duros externos o carpetas en computadores específicos, reduciendo el riesgo de pérdida de información por daños en equipos.

¿Cómo se controla el acceso a los documentos según roles?

El sistema permite asignar diferentes niveles de permisos por usuario o por rol: (1) Solo lectura: puede visualizar el documento pero no descargarlo ni editarlo, (2) Descarga: puede visualizar y descargar pero no editar, (3) Edición: puede visualizar, descargar y cargar nuevas versiones, (4) Administración: puede hacer todo lo anterior más eliminar documentos. Los permisos se pueden asignar por carpeta completa o por documento individual. Por ejemplo: el área de calidad puede tener acceso completo a todos los documentos, mientras que enfermería solo tiene acceso de lectura a protocolos. Esto garantiza confidencialidad de información sensible y cumplimiento de normatividad de protección de datos.

¿Cómo funciona la firma digital mediante código QR?

Cada documento que requiere firma genera un código QR único. Los responsables pueden firmar escaneando el código QR con su dispositivo móvil y confirmando su identidad mediante usuario y contraseña. El sistema registra fecha, hora exacta y datos del firmante. La firma digital mediante QR tiene validez legal, cumple con la normatividad colombiana de firma digital, y es irreversible (no repudio). Cualquier persona puede verificar la autenticidad del documento escaneando el código QR, lo que muestra los firmantes, fechas y detecta si el documento ha sido alterado después de firmado. Esto elimina la necesidad de imprimir documentos para recolectar firmas en papel.

¿Qué es el historial de versiones y cómo ayuda en auditorías?

El sistema mantiene automáticamente todas las versiones históricas de cada documento. Cuando alguien actualiza un documento, la versión anterior se conserva con registro de: (1) Fecha y hora del cambio, (2) Usuario que hizo el cambio, (3) Comentario sobre qué se modificó. Esto permite: (1) Ver cómo ha evolucionado un protocolo o procedimiento a lo largo del tiempo, (2) Restaurar una versión anterior si es necesario, (3) Comparar cambios entre versiones, (4) Demostrar en auditorías cuándo y por quién se actualizó cada documento. Esto es crítico para cumplimiento normativo, especialmente en habilitación y acreditación, donde los auditores verifican que los documentos estén actualizados y tengan trazabilidad de cambios.

¿Cómo facilita el módulo el cumplimiento de estándares de habilitación y acreditación?

El módulo facilita el cumplimiento de múltiples estándares: (1) Resolución 3100 de 2019 (habilitación): almacenamiento seguro y disponible de documentos institucionales, (2) Resolución 2082 de 2014 (acreditación): trazabilidad de cambios, control de versiones, acceso controlado, (3) ISO 9001: gestión documental estructurada, control de documentos, registros de calidad. Durante auditorías, puede demostrar fácilmente: organización documental coherente, control de acceso por roles, trazabilidad completa de cambios, versiones actualizadas y vigentes, disponibilidad inmediata de documentos requeridos. Los auditores pueden recibir acceso temporal para revisar documentos sin necesidad de imprimir o enviar archivos por correo.

Medifolios

Funcionalidades del Módulo de Documentos Compartidos

Gestión documental centralizada, segura y accesible

Almacenamiento Seguro en la Nube DESTACADO

Almacenamiento seguro y centralizado de documentos de calidad en la nube, garantizando disponibilidad, respaldo automático y acceso desde cualquier lugar.

Almacenamiento centralizado de todos los documentos institucionales
Respaldo automático diario en la nube
Acceso desde cualquier lugar con conexión a internet
Disponibilidad 24/7 de la información
Seguridad con cifrado de datos
Protección contra pérdida de información
Eliminación de dependencia de servidores locales
Reducción de uso de papel
Ahorro de espacio físico en archivadores
Cumplimiento de estándares de gestión documental
Escalabilidad según crecimiento institucional
Sin límite de almacenamiento

Organización por Carpetas Personalizadas

Organización por carpetas, áreas, procesos o categorías personalizadas, facilitando la estructura documental según las necesidades institucionales.

Estructura de carpetas personalizable
Organización por áreas (calidad, SGSSS, gestión clínica, administrativa)
Organización por procesos (misionales, apoyo, estratégicos)
Categorías personalizadas según necesidades institucionales
Subcarpetas ilimitadas
Etiquetas y categorización múltiple
Ordenamiento por nombre, fecha o tipo
Vista de árbol de carpetas
Navegación intuitiva
Arrastrar y soltar documentos entre carpetas
Creación de carpetas por roles autorizados
Estructura coherente con procesos institucionales

Control de Acceso por Roles

Control de acceso por roles y permisos (lectura, edición, descarga), garantizando que cada usuario acceda solo a los documentos autorizados.

Configuración de roles por usuario
Permisos de solo lectura (visualizar sin descargar)
Permisos de descarga de documentos
Permisos de edición y carga de nuevas versiones
Permisos de eliminación (solo administradores)
Asignación de permisos por carpeta
Asignación de permisos por documento individual
Permisos heredables en subcarpetas
Control de acceso por área o servicio
Registro de usuarios que acceden a cada documento
Trazabilidad de permisos otorgados
Seguridad de información confidencial

Compartir Archivos Ágil

Compartir archivos de manera ágil entre áreas y responsables, facilitando la colaboración y el flujo de información institucional.

Compartir documentos entre áreas de forma inmediata
Envío de enlaces de descarga por correo electrónico
Notificación automática a usuarios cuando se comparte
Compartir con usuarios internos o externos
Enlaces de descarga con vencimiento configurable
Compartir carpetas completas
Sincronización en tiempo real
Colaboración simultánea entre áreas
Comentarios y observaciones sobre documentos
Facilita auditorías externas (compartir con auditores)
Reducción de envío de documentos por correo
Mejora el flujo de trabajo institucional

Firma Digital mediante Código QR TECNOLOGÍA

Firma digital de documentos mediante código QR, permitiendo validación de autenticidad, eliminación de firmas en papel y cumplimiento normativo.

Generación automática de código QR para cada documento
Firma digital de responsables mediante código QR
Validación de autenticidad de firmas digitales
Eliminación total de firmas en papel
Registro de fecha y hora exacta de cada firma
Identificación única de cada firmante
No repudio de firmas (firma irreversible)
Cumplimiento de normatividad de firma digital
Verificación rápida de autenticidad mediante escaneo de QR
Integridad del documento (detección de alteraciones)
Múltiples firmantes en un mismo documento
Reducción de tiempos en recolección de firmas

Historial de Versiones y Trazabilidad

Historial de versiones y trazabilidad completa de cambios, manteniendo registro de todas las modificaciones realizadas a los documentos.

Control de versiones automático de documentos
Registro de todas las versiones históricas
Identificación de quien hizo cada cambio
Fecha y hora de cada modificación
Comentarios sobre los cambios realizados
Comparación entre versiones
Restauración de versiones anteriores
Trazabilidad completa de la evolución del documento
Auditoría de cambios para cumplimiento normativo
Evita circulación de versiones obsoletas
Siempre disponible la versión más reciente
Registro de usuario que cargó cada versión

Búsqueda Avanzada de Documentos

Búsqueda avanzada por nombre, fecha, tipo o contenido, facilitando la localización rápida de cualquier documento en el sistema.

Búsqueda por nombre del documento
Búsqueda por fecha de creación o modificación
Búsqueda por tipo de archivo (PDF, Word, Excel, etc.)
Búsqueda por contenido dentro del documento
Búsqueda por carpeta o categoría
Búsqueda por usuario que lo cargó
Filtros combinados para búsquedas específicas
Resultados ordenados por relevancia
Vista previa de documentos en resultados
Búsqueda de texto dentro de PDFs
Localización rápida en segundos
Acceso inmediato a documentos requeridos

Notificaciones Automáticas

Notificaciones automáticas de nuevos documentos o actualizaciones, manteniendo informados a los responsables sobre cambios relevantes.

Notificaciones por correo electrónico
Alertas de nuevos documentos cargados
Notificación de actualizaciones de versiones
Alertas de documentos compartidos con el usuario
Notificación de documentos próximos a vencer
Recordatorios de revisión periódica de documentos
Alertas de comentarios o menciones
Configuración de frecuencia de notificaciones
Suscripción a carpetas específicas
Evita desactualización de información
Mejora comunicación entre áreas
Seguimiento proactivo de cambios documentales

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Gestión de Documentos Compartidos en la Nube

¿Sus documentos de calidad están dispersos en carpetas locales?

Gestión Documental Centralizada en la Nube

Funcionalidades del Módulo de Documentos Compartidos

Almacenamiento Seguro en la Nube DESTACADO

Organización por Carpetas Personalizadas

Control de Acceso por Roles

Compartir Archivos Ágil

Firma Digital mediante Código QR TECNOLOGÍA

Historial de Versiones y Trazabilidad

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Notificaciones Automáticas

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