Gestión de Documentos Compartidos en la Nube

Almacene, organice y comparta documentos de calidad de manera centralizada y segura, facilitando la gestión documental institucional y el cumplimiento de estándares.

5 Funcionalidades principales
100% En la nube
Roles Control de acceso

¿Sus documentos de calidad están dispersos en carpetas locales?

Gestión Documental Centralizada en la Nube

Funcionalidades del Módulo de Documentos Compartidos

Gestión documental centralizada, segura y accesible

Almacenamiento Centralizado en la Nube DESTACADO

Almacenamiento centralizado de documentos de calidad en la nube, garantizando disponibilidad, respaldo automático y acceso desde cualquier lugar.

  • Almacenamiento centralizado de todos los documentos institucionales
  • Respaldo automático diario en la nube
  • Acceso desde cualquier lugar con conexión a internet
  • Disponibilidad 24/7 de la información
  • Protección contra pérdida de información
  • Eliminación de dependencia de servidores locales
  • Reducción de uso de papel
  • Ahorro de espacio físico en archivadores
  • Cumplimiento de estándares de gestión documental
  • Escalabilidad según crecimiento institucional
  • Sin límite de almacenamiento

Organización por Carpetas Personalizadas

Organización por carpetas, áreas, procesos o categorías personalizadas, facilitando la estructura documental según las necesidades institucionales.

  • Estructura de carpetas personalizable
  • Organización por áreas (calidad, SGSSS, gestión clínica, administrativa)
  • Organización por procesos (misionales, apoyo, estratégicos)
  • Categorías personalizadas según necesidades institucionales
  • Subcarpetas ilimitadas
  • Etiquetas y categorización múltiple
  • Ordenamiento por nombre, fecha o tipo
  • Vista de árbol de carpetas
  • Navegación intuitiva
  • Creación de carpetas por roles autorizados
  • Estructura coherente con procesos institucionales

Control de Acceso por Roles

Control de acceso por roles y permisos (lectura, descarga, edición, eliminación), garantizando que cada usuario acceda solo a los documentos autorizados.

  • Configuración de roles por usuario
  • Permisos de solo lectura (visualizar sin descargar)
  • Permisos de descarga de documentos
  • Permisos de edición y carga de nuevas versiones
  • Permisos de eliminación (solo administradores)
  • Asignación de permisos por carpeta
  • Asignación de permisos por documento individual
  • Permisos heredables en subcarpetas
  • Control de acceso por área o servicio
  • Registro de usuarios que acceden a cada documento
  • Trazabilidad de permisos otorgados
  • Seguridad de información confidencial

Comentarios sobre Documentos

Sistema de comentarios y observaciones sobre documentos que facilita la colaboración y retroalimentación entre áreas.

  • Comentarios y observaciones sobre cada documento
  • Registro de autor y fecha de cada comentario
  • Colaboración entre áreas mediante observaciones
  • Retroalimentación directa sobre documentos de calidad
  • Historial de comentarios por documento
  • Facilita revisión y aprobación de documentos
  • Mejora el flujo de trabajo institucional

Auditoría de Acciones

Registro completo de todas las acciones realizadas sobre los documentos, proporcionando trazabilidad para cumplimiento normativo y auditorías.

  • Registro de quién accede a cada documento
  • Registro de descargas realizadas
  • Registro de modificaciones y cargas de documentos
  • Fecha y hora de cada acción
  • Identificación del usuario que realizó la acción
  • Trazabilidad completa para auditorías externas
  • Cumplimiento de normatividad de protección de datos
  • Reportes de actividad por usuario o documento

¿Listo para Gestionar sus Documentos de Calidad en la Nube?