Resolución 1995 de 1999: la norma de la historia clínica en Colombia

La Resolución 1995 de 1999 del Ministerio de Salud establece las normas para el manejo de la historia clínica en Colombia. Define la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, fija sus cinco características, regula su diligenciamiento, su custodia, el acceso y el archivo, y permite llevarla en medios electrónicos.

Es la norma que casi todo el mundo cita y que casi nadie ha leído completa. Quien la busca no suele querer el texto: quiere saber cuánto tiempo hay que guardar una historia clínica, quién puede pedirla, qué pasa si se corrige un dato ya guardado y si se puede llevar en computador. Esta guía responde eso, con el artículo que lo dice en cada caso.

Cuánto tiempo se guarda una historia clínica

Hay dos excepciones que vale la pena tener presentes, porque están en la misma norma y cambian el cálculo por completo. Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, los términos de retención y conservación se duplican. Y si una historia llega a formar parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad, su conservación pasa a ser permanente.

Cumplir el plazo tampoco habilita por sí solo a eliminar nada. La Resolución 839 exige que antes concurran tres condiciones: que se haya cumplido el tiempo de retención, que se hayan publicado los dos avisos en un diario de amplia circulación nacional con ocho días de intervalo para que los usuarios reclamen su historia, y que se haya hecho la valoración para determinar si esa documentación tiene valor secundario (científico, histórico o cultural). De esa valoración queda un acta firmada, acompañada del inventario. Las historias con valor secundario se conservan de forma permanente.

Actualizado: septiembre de 2026. Datos verificados contra el PDF oficial del Ministerio de Salud y el Normograma de la Superintendencia Nacional de Salud.

Qué establece la Resolución 1995 de 1999 y a quién obliga

Su título es preciso y acota bien el alcance: "Por la cual se establecen normas para el manejo de la Historia Clínica". La expidió el Ministerio de Salud el 8 de julio de 1999 y se publicó en el Diario Oficial 43655 del 5 de agosto de 1999.

La definición del artículo 1 es la frase más citada de toda la normativa colombiana en salud, y cada palabra hace trabajo:

"La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención."

Privado significa que no es un documento público aunque lo produzca una entidad pública. Obligatorio, que no depende de la voluntad del profesional ni del tipo de servicio. Sometido a reserva, que su contenido no circula: el mismo artículo agrega que únicamente puede ser conocido por terceros previa autorización del paciente o en los casos previstos por la ley. Y cronológicamente es la palabra que sostiene buena parte de las auditorías: el orden del registro es parte del cumplimiento, no un detalle de forma.

El ámbito de aplicación del artículo 2 es tan amplio como suena: obliga a todos los prestadores de servicios de salud y a las demás personas naturales o jurídicas que se relacionen con la atención en salud. No distingue entre lo público y lo privado, ni entre una institución grande y un profesional independiente. El artículo 4 cierra el círculo: los profesionales, técnicos y auxiliares que intervienen directamente en la atención tienen la obligación de registrar sus observaciones, conceptos, decisiones y resultados.

Las cinco características que exige la norma

El artículo 3 fija cinco características básicas. En los cursos se memorizan como lista; en la práctica, cada una se traduce en algo concreto que se revisa cuando alguien audita una historia:

Cómo se diligencia: las reglas del capítulo II

El artículo 5 es el más corto y el que más glosas de auditoría genera. La historia clínica debe diligenciarse en forma clara, legible, sin tachones, enmendaduras, intercalaciones, sin dejar espacios en blanco y sin utilizar siglas. Y cada anotación debe llevar la fecha y hora en que se realiza, con el nombre completo y la firma de quien la hace.

Ese listado nació pensando en el papel, pero se lee sin dificultad en un registro electrónico. El "sin dejar espacios en blanco" es la regla que sostiene por qué un campo obligatorio vacío es un hallazgo. El "sin siglas" es la que hace que una abreviatura propia del servicio se vuelva un problema cuando la historia la lee otro equipo, otro prestador o un juez.

Tres reglas más completan el capítulo:

• Apertura e identificación (artículo 6): todo prestador que atiende por primera vez a un usuario abre historia clínica, y la identifica con el número del documento de identidad que corresponda a la edad y condición del paciente. Cada prestador usa una historia única institucional y debe poder saber en todo momento dónde está y a quién se entregó.
• Numeración consecutiva (artículo 7): todos los folios se numeran de forma consecutiva, por tipos de registro.
• Componentes (artículos 8 a 11): identificación del usuario, registros específicos y anexos. En los registros específicos viven la anamnesis, el examen físico, la evolución y la epicrisis. En los anexos van los soportes legales, técnicos, científicos y administrativos, entre ellos el consentimiento informado.

Si lo que necesitas es el paso a paso de armar el registro más que el texto normativo, esa parte está desarrollada en la guía de cómo hacer una historia clínica.

De quién es, quién la custodia y quién puede verla

Aquí se concentran tres preguntas que suelen mezclarse, y la norma las separa.

La custodia está en el artículo 13: "estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención". No es una responsabilidad que se delegue por contrato ni que se transfiera al proveedor tecnológico. El mismo artículo agrega que el prestador podrá entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando la solicite. Copia, no el original: el documento se queda donde debe estar, y el paciente ejerce su derecho de acceso sobre el contenido.

El acceso está en el artículo 14 y la lista es cerrada. Pueden acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la ley:

1. El usuario.
2. El equipo de salud.
3. Las autoridades judiciales y de salud, en los casos previstos en la ley.
4. Las demás personas determinadas en la ley.

El parágrafo del artículo cierra la puerta a las interpretaciones amplias: el acceso se entiende en todos los casos única y exclusivamente para los fines que resulten procedentes de acuerdo con la ley, manteniendo la reserva legal. Quien no está en esa lista no accede porque sea familiar, empleador o pagador. El desarrollo de este punto, con sus consecuencias prácticas, está en la guía de custodia de la historia clínica y responsabilidad legal.

La seguridad del archivo la trata el artículo 16: el prestador archiva la historia en un área restringida, con acceso limitado al personal de salud autorizado, y conserva los documentos en condiciones que garanticen su integridad física y técnica, sin adulteración o alteración de la información. Es el antecedente directo de lo que el artículo 18 le pide a un sistema informático.

La historia clínica en computador: el artículo 18

Este es el artículo que más envejece bien de toda la resolución. En 1999, cuando la historia clínica era papel en la inmensa mayoría de las instituciones del país, la norma ya autorizó el medio electrónico:

"Los Prestadores de Servicios de Salud pueden utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto-ópticos, cuando así lo consideren conveniente."

Es decir: la duda de si la historia clínica electrónica está permitida en Colombia quedó resuelta hace más de dos décadas. Lo interesante viene en el inciso siguiente, donde la norma le pone una condición a los programas que se usen para manejarla:

"Los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las Historias Clínicas, así como sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad, que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la Historia Clínica una vez se registren y guarden los datos."

Esa frase es de 1999 y describe con bastante exactitud lo que hoy se le pide a cualquier sistema de historia clínica. Responde también la pregunta de qué pasa si se corrige un dato ya guardado: lo que la norma impide no es enmendar un error clínico, sino modificar el registro ya cerrado como si el dato anterior no hubiera existido. La corrección se hace con un registro nuevo, fechado y firmado, que deja ver la secuencia. Es la misma lógica del papel, donde el artículo 5 prohíbe tachones y enmendaduras: el error no se borra, se corrige a la vista.

El artículo agrega dos exigencias más que suelen pasarse por alto:

• Reserva y respaldo: debe protegerse la reserva mediante mecanismos que impidan el acceso de personal no autorizado, y adoptarse medidas para evitar la destrucción de los registros en forma accidental o provocada.
• Trazabilidad de autoría: el prestador debe permitir la identificación del personal responsable de los datos consignados mediante códigos, indicadores u otros medios que reemplacen la firma y el sello del papel, de forma que se establezca con exactitud quién realizó los registros, la hora y la fecha.

Conviene un deslinde, porque se confunden a menudo: la Resolución 1995 regula el manejo de la historia clínica, incluida su versión electrónica, mientras que la interoperabilidad entre prestadores, es decir el intercambio del resumen de atención entre instituciones distintas, corre por otra vía normativa. Ese frente está explicado en la guía de historia clínica electrónica y en la de interoperabilidad y Registro Digital de Atenciones.

Qué cambió después de 1999

La Resolución 1995 sigue vigente, pero no intacta. Reconstruir la cadena importa, porque es la razón por la que tantas fuentes publican todavía el dato viejo:

La Resolución 839 de 2017 en detalle

Es la modificación más relevante y la que conviene tener a mano. La expidieron conjuntamente el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio de Cultura el 23 de marzo de 2017, bajo el título "Por la cual se modifica la Resolución 1995 de 1999 y se dictan otras disposiciones". Que la firme también el Ministerio de Cultura no es un detalle burocrático: obedece al artículo 25 de la Ley 594 de 2000, la Ley General de Archivos, que exigió reglamentar los tiempos de retención y conservación de las historias clínicas en trabajo conjunto con el Archivo General de la Nación.

Su objeto, según el artículo 1, es establecer el manejo, custodia, tiempo de retención, conservación y disposición final de los expedientes de historias clínicas, y reglamentar el procedimiento en caso de liquidación de entidades. Su ámbito es más amplio que el de la 1995: además de las entidades del sistema, cubre expresamente a los profesionales independientes que decidan no continuar prestando el servicio, a los mandatarios y a los Patrimonios Autónomos de Remanentes que tengan historias bajo custodia.

Otros puntos que aporta y que no estaban en 1999:

• Liquidación y cierre del servicio (artículos 6 a 10): las historias se entregan a los usuarios previa publicación de avisos; las no reclamadas van a la EPS donde esté afiliado el usuario, y las de personas sin afiliación, a la entidad departamental o distrital de salud. Incluye el caso del profesional independiente que fallece: sus herederos entregan las historias a la entidad territorial de salud.
• Continuidad (artículo 10): quien asuma la prestación en las instalaciones de una institución liquidada recibe las historias en el estado en que estén y debe custodiarlas.
• Protección de datos (artículo 11): el manejo y la disposición final de las historias observan la Ley 1581 de 2012.
• Terceros que custodian historias (artículo 12): quienes sin ser prestadores contratan profesionales de la salud en sus sedes y por eso custodian historias clínicas quedan sujetos a la resolución.

Su artículo 14 es el que define la relación entre ambas normas: la Resolución 839 "rige a partir de la fecha de su publicación y modifica en lo pertinente la Resolución número 1995 de 1999". No la deroga. Por eso la 1995 sigue siendo la norma base del manejo de la historia clínica, y la 839 gobierna la retención, la conservación y la disposición final.

Ver el PDF oficial de la Resolución 1995 de 1999

El Comité de Historias Clínicas

El capítulo IV de la Resolución 1995 crea una figura que se cita poco y que aparece en las visitas: el comité de historias clínicas, definido como el conjunto de personas que dentro de una institución prestadora se encarga de velar por el cumplimiento de las normas de diligenciamiento y manejo de la historia.

La norma admite dos formas de constituirlo: como cuerpo colegiado formal o mediante asignación de funciones a un comité que ya exista en la institución. Debe estar integrado por personal del equipo de salud y de sus reuniones se levantan actas, con copia a la dirección. Sus funciones, según el artículo 20, son promover la adopción de las normas sobre historia clínica y vigilar que se cumplan, elaborar y vigilar el manual de normas y procedimientos de los registros clínicos, recomendar a la dirección mejoras en los formatos de los registros específicos y los anexos, y vigilar que se provean los recursos para la administración del archivo de historias clínicas.

El artículo 21 cierra recordando que el incumplimiento acarrea las sanciones aplicables conforme a las disposiciones legales vigentes. Este frente se conecta con el de auditoría de historia clínica y con los estándares que revisa la habilitación de servicios de salud.

Qué le exige la norma a un sistema de historia clínica

Reuniendo lo que dicen los artículos 5, 7, 14, 16 y 18, la norma le pide a un programa que maneje historias clínicas un conjunto de cosas bastante concreto. Sirve como lista de verificación cuando una institución está evaluando software:

• Mecanismos de seguridad que imposibiliten incorporar modificaciones a la historia una vez registrados y guardados los datos.
• Identificación exacta de quién hizo cada registro, con hora y fecha, mediante códigos u otros medios que reemplacen la firma y el sello del papel.
• Control de acceso que impida que personal no autorizado conozca la historia, en línea con la reserva del artículo 1 y el área restringida del artículo 16.
• Medidas contra la destrucción accidental o provocada de los registros.
• Registro cronológico y numeración consecutiva por tipos de registro.
• Disponibilidad de la historia en el momento en que se necesita, y conservación por los términos del artículo 3 de la Resolución 839 de 2017.

Conviene decir con claridad dónde termina el software y dónde empieza la responsabilidad de la institución. La historia clínica la diligencia el profesional y la custodia el prestador: eso lo dicen el artículo 4 y el artículo 13, y no hay herramienta que lo asuma en su lugar. Un sistema ayuda a cumplir, no cumple por ti. La calidad del contenido, la oportunidad del registro y las decisiones sobre acceso y archivo siguen siendo de quien atiende.

Preguntas frecuentes

¿Qué establece la Resolución 1995 de 1999?

Establece las normas para el manejo de la historia clínica en Colombia. Define la historia clínica como un documento privado, obligatorio y sometido a reserva; fija sus cinco características (integralidad, secuencialidad, racionalidad científica, disponibilidad y oportunidad); regula el diligenciamiento, la apertura, la numeración y los componentes; asigna la custodia al prestador que generó la historia; delimita quién puede acceder a ella; ordena la organización del archivo y autoriza el uso de medios electrónicos con condiciones de seguridad. Obliga a todos los prestadores de servicios de salud y a las demás personas que se relacionen con la atención en salud.

¿Cuánto tiempo hay que guardar una historia clínica en Colombia?

El término vigente es de quince (15) años contados a partir de la fecha de la última atención: los cinco primeros en el archivo de gestión y los diez siguientes en el archivo central, según el artículo 3 de la Resolución 839 de 2017, que modificó el artículo 15 de la Resolución 1995 de 1999. Los términos se duplican para historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos humanos o de infracciones graves al Derecho Internacional Humanitario, y la conservación es permanente si la historia forma parte de un proceso relacionado con delitos de lesa humanidad. El dato de 20 años que aparece en muchas fuentes corresponde al texto original de 1999.

¿De quién es la historia clínica y quién la custodia?

La custodia de la historia clínica está a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el curso de la atención, según el artículo 13 de la Resolución 1995 de 1999. El prestador puede entregar copia de la historia clínica al usuario o a su representante legal cuando este lo solicite, para los efectos previstos en las disposiciones legales vigentes. La información sobre la salud es del paciente y por eso tiene derecho de acceso a ella, pero el documento permanece bajo la custodia y la responsabilidad del prestador, que responde por su conservación y por su reserva.

¿Quién puede acceder a la historia clínica?

Según el artículo 14 de la Resolución 1995 de 1999, pueden acceder a la información de la historia clínica, en los términos previstos en la ley: el usuario, el equipo de salud, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley, y las demás personas determinadas en la ley. El parágrafo del mismo artículo precisa que el acceso se entiende única y exclusivamente para los fines que resulten procedentes de acuerdo con la ley, manteniendo en todo caso la reserva legal. Quien no está en esa lista requiere autorización del paciente o una causa legal expresa.

¿La Resolución 1995 de 1999 permite llevar la historia clínica en computador?

Sí, y lo permite desde 1999. El artículo 18 autoriza a los prestadores a utilizar medios físicos o técnicos como computadoras y medios magneto ópticos cuando lo consideren conveniente. Les impone una condición: los programas automatizados que se diseñen y utilicen para el manejo de las historias clínicas, con sus equipos y soportes documentales, deben estar provistos de mecanismos de seguridad que imposibiliten la incorporación de modificaciones a la historia clínica una vez se registren y guarden los datos. El mismo artículo exige proteger la reserva, evitar la destrucción de los registros y permitir identificar con exactitud quién hizo cada registro, con hora y fecha.

¿La Resolución 1995 de 1999 sigue vigente en 2026?

Sí. Sigue siendo la norma base del manejo de la historia clínica en Colombia y no ha sido derogada, pero fue modificada. La Resolución 1715 de 2005 cambió sus artículos 13 y 15, y la Resolución 58 de 2007 derogó esa modificación por completo. La Resolución 839 de 2017, expedida por el Ministerio de Salud y el Ministerio de Cultura, es la que rige hoy la retención, la conservación y la disposición final de los expedientes: su artículo 14 señala que modifica en lo pertinente la Resolución 1995 de 1999, sin derogarla.

Para cerrar

La Resolución 1995 de 1999 no es una norma difícil: es una norma que casi nunca se lee entera, y por eso circulan versiones incompletas de lo que exige. Los puntos que conviene recordar son cuatro: la historia clínica es privada, obligatoria y reservada; se diligencia de forma cronológica y oportuna, con fecha, hora y firma; la custodia es del prestador que la generó y el acceso está limitado a una lista cerrada; y el término de conservación vigente son quince años desde la última atención, cinco en gestión y diez en central.

Si estás revisando cómo lleva tu institución la historia clínica, el módulo de historia clínica electrónica de Medifolios y la guía de historia clínica electrónica en Colombia son un buen punto de partida para ver cómo se traduce todo esto a un registro digital. La responsabilidad de diligenciar y custodiar sigue siendo del profesional y del prestador: el software ayuda a cumplir, no cumple por ti. Si quieres verlo funcionando con tus propios formatos, pide una demo gratis.

Esta guía es informativa y no constituye asesoría jurídica. Fuentes oficiales consultadas: Resolución 1995 de 1999 (Ministerio de Salud, PDF), Resolución 839 de 2017 (Ministerio de Salud y Ministerio de Cultura, PDF), Resolución 1715 de 2005 (PDF), Resolución 58 de 2007 (PDF) y el Régimen Legal de Bogotá de la Secretaría Jurídica Distrital para el texto compilado de la Resolución 1995 de 1999. Antes de tomar decisiones de archivo conviene verificar si se expidieron normas posteriores.