La custodia de la historia clínica: una responsabilidad legal indelegable del prestador de salud

La historia clínica es un documento de carácter privado, obligatorio, sometido a reserva y con valor probatorio. Su gestión no depende de la modalidad física o electrónica, sino del cumplimiento de los deberes que la ley asigna al prestador del servicio de salud.

Marco Normativo: 20 Años de Custodia Obligatoria

La Resolución 1995 de 1999 establece de forma expresa que la historia clínica debe conservarse por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir de la fecha de la última atención. De este tiempo:

La Custodia de la Información en el Marco de la Habilitación

Por su parte, la Resolución 3100 de 2019, que regula las condiciones de habilitación de los servicios de salud, refuerza este deber al exigir que la historia clínica y los demás registros asistenciales se conserven en archivos únicos, garantizando en todo momento:

• Custodia adecuada de los documentos
• Confidencialidad de la información protegida
• Integridad de los registros protegidos por reserva legal

En este contexto, el software de historia clínica no es el custodio legal de la información, sino una herramienta tecnológica que facilita su gestión.

Escenarios Críticos: Migración, Liquidación o Cierre Definitivo

Uno de los momentos de mayor riesgo en la gestión de la historia clínica ocurre cuando una entidad decide:

En estos escenarios, es común asumir erróneamente que la finalización de la operación asistencial o tecnológica implica también el fin de la responsabilidad sobre la información clínica.

Migración Tecnológica: Responsabilidad del Prestador

En los procesos de migración tecnológica, el proveedor saliente cumple su obligación cuando entrega los respaldos completos de la información conforme a lo pactado contractualmente. A partir de ese momento:

1. La custodia del dato recae plenamente en la entidad de salud
2. El prestador debe garantizar su integridad, confidencialidad y disponibilidad
3. La falta de validación, restauración o aseguramiento de dichos respaldos constituye una omisión atribuible al prestador, no al sistema que dejó de operar

Liquidación o Cierre Definitivo: La Obligación Permanece

El escenario es aún más sensible cuando se trata de liquidación o cierre definitivo de una IPS, clínica o consultorio. El cese de actividades asistenciales no elimina la obligación legal de resguardar la historia clínica.

Por el contrario, exige una gestión documental rigurosa que garantice la existencia de un archivo único, físico o electrónico, que preserve la información clínica bajo condiciones de seguridad y reserva.

El Respaldo No Es un Archivo: Es un Proceso Obligatorio

Contar con un backup no equivale a cumplir la norma. El resguardo efectivo de la historia clínica exige un proceso técnico y organizacional que incluya, como mínimo:

Recomendaciones para Prestadores de Salud

Desde la experiencia en la implementación de sistemas de información en salud, es importante señalar que los proveedores tecnológicos que operan bajo el marco normativo colombiano cumplen su rol cuando entregan de manera íntegra y verificable los respaldos de la información clínica, conforme a lo establecido contractualmente y a los requerimientos de cada entidad.

En este sentido, resulta indispensable que las IPS, clínicas y profesionales de la salud adopten una postura activa y responsable frente a la gestión de su información clínica:

El Compromiso de Medifolios con la Normatividad

Conclusiones