La Custodia de la Historia Clínica No Se Terceriza: Responsabilidad Legal de los Prestadores de Salud en Colombia

La custodia de la historia clínica: una responsabilidad legal indelegable del prestador de salud

La historia clínica es un documento de carácter privado, obligatorio, sometido a reserva y con valor probatorio. Su gestión no depende de la modalidad física o electrónica, sino del cumplimiento de los deberes que la ley asigna al prestador del servicio de salud.

Marco Normativo: 15 Años de Custodia Obligatoria

El término vigente no está en la Resolución 1995 de 1999, sino en el artículo 3 de la Resolución 839 de 2017, expedida por el Ministerio de Salud y Protección Social y el Ministerio de Cultura, que modificó ese plazo: la historia clínica debe retenerse y conservarse por el responsable de su custodia durante un periodo mínimo de 15 años, contados a partir de la fecha de la última atención. De este tiempo:

La Custodia de la Información en el Marco de la Habilitación

Por su parte, la Resolución 3100 de 2019, que regula las condiciones de habilitación de los servicios de salud, refuerza este deber al exigir que la historia clínica y los demás registros asistenciales se conserven en archivos únicos, garantizando en todo momento:

• Custodia adecuada de los documentos
• Confidencialidad de la información protegida
• Integridad de los registros protegidos por reserva legal

En este contexto, el software de historia clínica no es el custodio legal de la información, sino una herramienta tecnológica que facilita su gestión.

Escenarios Críticos: Migración, Liquidación o Cierre Definitivo

Uno de los momentos de mayor riesgo en la gestión de la historia clínica ocurre cuando una entidad decide:

En estos escenarios, es común asumir erróneamente que la finalización de la operación asistencial o tecnológica implica también el fin de la responsabilidad sobre la información clínica.

Migración Tecnológica: Responsabilidad del Prestador

En los procesos de migración tecnológica, el proveedor saliente cumple su obligación cuando entrega los respaldos completos de la información conforme a lo pactado contractualmente. A partir de ese momento:

1. La custodia del dato recae plenamente en la entidad de salud
2. El prestador debe garantizar su integridad, confidencialidad y disponibilidad
3. La falta de validación, restauración o aseguramiento de dichos respaldos constituye una omisión atribuible al prestador, no al sistema que dejó de operar

Liquidación o Cierre Definitivo: La Obligación Permanece

El escenario es aún más sensible cuando se trata de liquidación o cierre definitivo de una IPS, clínica o consultorio. El cese de actividades asistenciales no elimina la obligación legal de resguardar la historia clínica.

Por el contrario, exige una gestión documental rigurosa que garantice la existencia de un archivo único, físico o electrónico, que preserve la información clínica bajo condiciones de seguridad y reserva.

Lo que Exige la Resolución 839 de 2017 al Cerrar o Liquidar

El procedimiento está en el capítulo III de la Resolución 839 de 2017. Su artículo 6 cubre por igual a las entidades del SGSSS en liquidación y al profesional independiente que decide no continuar prestando el servicio: unas y otro deben entregar las historias clínicas a los usuarios, a sus representantes legales o a sus apoderados antes del cierre, dejando constancia en el formato de inventario documental del Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación. Para esa entrega se publican como mínimo dos avisos en un diario de amplia circulación nacional, con un intervalo de ocho (8) días, indicando plazo y condiciones; ese plazo puede extenderse hasta por dos meses más desde el último aviso.

Lo que no alcance a entregarse no se abandona. El liquidador o el profesional levanta un acta con los datos de quienes no reclamaron su historia y la remite, junto con los expedientes, a la EPS a la que se encuentre afiliado el usuario, con copia a la Superintendencia Nacional de Salud y a la entidad departamental o distrital de salud. Si el usuario no tiene afiliación, el artículo 7 ordena entregar su historia a la entidad departamental o distrital de salud donde se prestó el servicio. Y el artículo 8 resuelve el caso del profesional independiente que fallece: son sus herederos quienes entregan las historias a esa misma entidad territorial.

La Eliminación de una Historia Clínica Tiene su Propio Procedimiento

Cumplir los 15 años no autoriza por sí solo a destruir nada. El artículo 4 exige que concurran tres condiciones: tiempo de retención cumplido, publicación de los avisos surtida y valoración orientada a determinar si la información posee valor secundario (científico, histórico o cultural) en los términos del Archivo General de la Nación, de la que queda un acta firmada por el representante legal y por el revisor fiscal cuando haya lugar, acompañada del inventario; el profesional independiente la suscribe solo. Las historias con valor secundario se conservan de forma permanente.

El artículo 5 separa luego el procedimiento según el responsable: las entidades públicas siguen el artículo 15 del Acuerdo 004 de 2013 del Archivo General de la Nación, mientras que las entidades privadas y los profesionales independientes levantan un acta de eliminación con la fecha y el número de expedientes y elaboran el inventario documental en el Formato Único de Inventario Documental, que deben publicar.

El Respaldo No Es un Archivo: Es un Proceso Obligatorio

Contar con un backup no equivale a cumplir la norma. El resguardo efectivo de la historia clínica exige un proceso técnico y organizacional que incluya, como mínimo:

Recomendaciones para Prestadores de Salud

Desde la experiencia en la implementación de sistemas de información en salud, es importante señalar que los proveedores tecnológicos que operan bajo el marco normativo colombiano cumplen su rol cuando entregan de manera íntegra y verificable los respaldos de la información clínica, conforme a lo establecido contractualmente y a los requerimientos de cada entidad.

En este sentido, resulta indispensable que las IPS, clínicas y profesionales de la salud adopten una postura activa y responsable frente a la gestión de su información clínica:

El Compromiso de Medifolios con la Normatividad

Conclusiones