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Historia clínica + facturación + agendamiento en la nube
En corto: la "resolución de facturación" es el nombre común de la autorización de numeración de la DIAN. Llega en el formato 1876, con el prefijo, el rango, la vigencia y la clave técnica, y dura hasta dos años. Si se acaba el tiempo y aún te quedan números, pides la habilitación del rango; si los números se agotaron antes, una nueva autorización.
En un consultorio o en una IPS la resolución aparece dos veces: al empezar a facturar y cuando está por vencerse. La segunda llega con afán, porque sin numeración vigente la factura electrónica de venta no sale.
Es la autorización de numeración: la DIAN le asigna al obligado a facturar un rango consecutivo de números, con prefijo y fecha de vencimiento. La regla de fondo es corta: la factura no puede llevar una numeración distinta de la autorizada (artículo 43 de la Resolución DIAN 000165 de 2023, compilado en el 1.5.1.6.2.1 de la Resolución DIAN 000227 de 2025). La autorización se materializa en el formato 1876, con los cuatro datos que importan:
Dos revisiones previas evitan devolverse: el RUT actualizado (razón social, dirección, responsabilidad de facturar y establecimientos, que son los que después permiten pedir un prefijo por sede) y la firma electrónica de la DIAN vigente para quien va a firmar.
Es la pregunta que más llega a soporte, y la respuesta viene de cómo lo dispone la DIAN: la autorización se expide al obligado a facturar y se solicita desde su usuario en los servicios en línea de la DIAN, firmando los formatos 1302 y 1876 con su firma electrónica.
El trámite lo hace la entidad o su contador. Lo pide la entidad, por su representante legal, o el contador que ella tenga autorizado para entrar a la DIAN en su nombre: son quienes pueden ingresar con el usuario de la entidad y firmar con su firma electrónica.
Ni el software ni un tercero pueden pedirla, renovarla o habilitarla por la entidad: no tienen acceso a ese usuario ni a esa firma, y la norma no prevé que lo hagan. Lo que sigue después, cargar la resolución en el sistema donde facturas, sí es trabajo del proveedor de software.
Las páginas oficiales del trámite son las del micrositio de la DIAN: autorizar un rango y habilitar rangos. El tipo de facturación se elige entre factura electrónica de venta, documento equivalente y documento soporte; la de talonario queda para los inconvenientes tecnológicos del artículo 37.
No es lo mismo que se acabe el tiempo a que se acaben los números, y cada caso tiene su trámite:
| Tu situación | Qué se pide | La norma |
|---|---|---|
| Te quedan números, pero se acaba el tiempo | Habilitación del rango (opción Habilitar rangos). Se puede adelantar con 15 días hábiles de antelación. | Art. 45 (1.5.1.6.2.3) |
| Se te agotaron los números antes de la fecha | Nueva autorización de numeración (opción Autorizar rango). | Art. 50, parágrafo (1.5.1.6.3.2) |
| Te sobran números que no vas a usar | Inhabilitación, que deja sin uso los números sobrantes. No procede si la resolución ya está vencida. | Art. 47 (1.5.1.6.2.5) |
El artículo 44 lo dice de frente: la nueva autorización se pide antes de que se agote la vigente. La razón para no dejarlo al final es una: con la fecha pasada la DIAN rechaza el documento, por la validación FAD09b, "Fecha de emisión posterior a la fecha final de la autorización de la numeración".
Cuando una IPS tiene sedes registradas como establecimientos distintos en el RUT, la DIAN pide identificarlas con prefijos diferentes, de hasta cuatro caracteres. Conviene definir el esquema antes del primer rango, porque cambiarlo después implica volver a hacer el trámite.
Con el 1876 en la mano quedan dos pasos. El primero, asociar el prefijo al software en el portal de facturación electrónica de la DIAN, opción Asociar prefijos: cuando la DIAN rechaza facturas justo después de cargar una resolución nueva, ese es el primer punto que se revisa. El segundo, cargar la resolución en el sistema donde emites, con su número, prefijo, rango, vigencia y clave técnica.
En Medifolios ese segundo paso lo hace el equipo de soporte: el cliente envía el formato 1876 por un ticket, en el PDF descargado de la DIAN y no escaneado, porque de ahí se toman los datos exactos. Y para que la fecha no sorprenda, el sistema avisa antes en la pantalla de inicio cuando a una resolución de factura o de documento soporte le quedan 5 días o menos de vigencia o ya usó el 90% de sus números, y en rojo cuando está vencida o agotada. Es un recordatorio para iniciar con tiempo el trámite ante la DIAN.
Si la duda es la anterior, si tu consultorio o tu IPS está obligado a facturar electrónicamente en salud, o si buscas el proceso completo hasta la radicación al pagador, está la guía de facturación médica.
Con el módulo de facturación de Medifolios la factura electrónica, los RIPS y la resolución de numeración viven en el mismo sistema, y la pantalla de inicio avisa cuando a una resolución le quedan pocos días o pocos números. Te mostramos cómo funciona en tu caso.
📱 Solicita tu demo gratis →Hasta dos años desde que la DIAN asigna la numeración (artículo 48 de la Resolución 165 de 2023). La fecha exacta de vencimiento está en tu formato 1876.
Pide la habilitación del rango en el servicio de numeración de la DIAN (opción Habilitar rangos). La norma permite adelantar ese trámite con 15 días hábiles de antelación. Mientras no tengas la nueva vigencia no factures con ese rango: la DIAN rechaza las facturas con fecha posterior al final de la autorización.
Debes pedir una nueva autorización de numeración (opción Autorizar rango). Lo recomendable es hacerlo antes de que se agote, para no quedarte sin poder facturar.
Sí, cuando las sedes son establecimientos distintos en el RUT: la DIAN pide identificar cada establecimiento con su propio prefijo, de hasta cuatro caracteres.
No. La DIAN expide la autorización de numeración al obligado a facturar, y se solicita desde su usuario en los servicios en línea de la DIAN con su firma electrónica. Por eso la pide la entidad, o el contador que ella autorice, y no el software ni un tercero.
Envía el formato 1876, descargado de la DIAN en PDF, al equipo de soporte de Medifolios por un ticket. Soporte carga el prefijo, el rango, la vigencia y la clave técnica. Revisa también que el prefijo esté asociado al software en el portal de facturación electrónica de la DIAN. Medifolios te avisa en la pantalla de inicio cuando a una resolución le quedan 5 días o menos o ya usó el 90% de sus números.