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Historia clínica + facturación + agendamiento en la nube
En corto: el certificado de firma digital es lo que le permite al facturador firmar digitalmente su factura electrónica, como lo exige la DIAN. Lo emite una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC, y cuando vence el software no deja firmar ni enviar documentos electrónicos hasta que se renueva.
En soporte el certificado aparece de tres maneras: cuando una IPS empieza a facturar, cuando el sistema avisa que está por vencer y cuando ya venció y la factura no sale. En los tres casos el trámite es corto si se sabe qué es, quién lo emite y qué no hay que confundir con él.
El certificado de firma digital es el que permite al facturador electrónico firmar digitalmente cada factura que emite. La Resolución DIAN 000165 de 2023 define la factura electrónica como un documento que debe estar firmado digitalmente por el facturador "de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma" de la DIAN (artículo 1, numeral 10), y vuelve a pedir esa firma digital entre los requisitos de la factura (artículo 11, numeral 14).
El certificado no lo expide el software con el que se factura: lo emite una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC, el Organismo Nacional de Acreditación de Colombia.
Son tres trámites distintos que se nombran parecido, y varias de las consultas que llegan a soporte vienen de confundirlos:
| Qué es | Quién lo da | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Certificado de firma digital | Una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC (o la DIAN, en el certificado gratuito para micro y pequeñas empresas) | Firmar digitalmente la factura electrónica y los demás documentos electrónicos que emite el facturador |
| Resolución de facturación | La DIAN, a solicitud de la entidad o de su contador | Autorizar la numeración (prefijo, rango y vigencia) que lleva cada factura |
| Firma en la historia clínica | La registra el paciente o el profesional dentro de la historia clínica | Dejar constancia en el registro clínico; no firma la factura |
Tener vigente la resolución no sirve si el certificado venció, y al revés: son dos fechas distintas que conviene vigilar por separado.
Las entidades de certificación digital acreditadas por el ONAC. El organismo publica el directorio de entidades acreditadas, que es el lugar para confirmar que quien expide el certificado está habilitado para hacerlo.
Hay además un caso particular. Según la guía de factura electrónica de la DIAN, la DIAN puede asignar certificados gratuitos a micro y pequeñas empresas que opten por ello, según disponibilidad. Ese certificado se pide dentro de la Solución Gratuita de la DIAN, como lo explica su documento de solicitud de certificados digitales.
Con el certificado vencido, el sistema no permite firmar ni enviar documentos electrónicos hasta renovarlo. En Medifolios el intento de firma muestra el mensaje «Certificado Electronico se encuentra vencido…», y la factura queda sin salir hacia la DIAN mientras tanto.
La recomendación es renovarlo con anticipación, apenas aparezca el aviso de vencimiento, y no esperar al día en que deja de firmar: el trámite tiene un tiempo de emisión y, mientras corre, no se factura electrónicamente.
En Medifolios el certificado se pide y se renueva desde Pagos en Línea, sin salir de la plataforma, y el camino es el mismo para un certificado nuevo y para una renovación:
Una parte de las solicitudes que llegan a soporte son de certificados que ya estaban vigentes o que ya se habían renovado. Antes de iniciar otra solicitud, conviene revisar dos cosas:
Si lo que está por vencer es la numeración y no el certificado, el trámite es otro: está explicado en la guía de la resolución de facturación DIAN.
Con el módulo de facturación de Medifolios la factura electrónica se firma y se envía desde el mismo sistema donde se generan los RIPS, y el aviso en pantalla ayuda a renovar el certificado a tiempo. Te mostramos cómo funciona en tu caso.
📱 Solicita tu demo gratis →Para firmar digitalmente la factura electrónica y los demás documentos electrónicos que emite el facturador. La Resolución DIAN 000165 de 2023 exige que la factura electrónica esté firmada digitalmente por el facturador, de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma de la DIAN.
Suele expedirse por un año; la vigencia la define la entidad certificadora. La fecha exacta de vencimiento es la del certificado que te expidieron.
El sistema no permite firmar ni enviar documentos electrónicos hasta renovarlo, así que la factura electrónica no sale. Por eso conviene renovarlo con anticipación, apenas aparezca el aviso de vencimiento.
No. La resolución de facturación es la autorización de numeración que expide la DIAN para que cada factura lleve un número autorizado. El certificado de firma digital lo emite una entidad de certificación digital acreditada por el ONAC y sirve para firmar la factura. Son dos trámites y dos fechas de vencimiento distintas.
Se pide y se renueva desde Pagos en Línea, sin salir de la plataforma. Indica si eres persona natural o jurídica, carga los documentos en PDF, JPG o PNG y paga en línea. El trámite toma de 24 a 72 horas y Soporte configura el certificado en tu cuenta, sin que tengas que cargar archivos.