La Resolución 1843 de 2025, expedida el 29 de abril de 2025 por el Ministerio del Trabajo, "regula la práctica de evaluaciones médicas ocupacionales" y el manejo del contenido de las historias clínicas de salud ocupacional. Esta norma forma parte del marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en Colombia. Su propósito es garantizar entornos laborales seguros y saludables, estandarizando y modernizando los procesos médicos ocupacionales. En este sentido, deroga disposiciones anteriores (entre ellas la Resolución 2346 de 2007), actualizando los requisitos legales vigentes. Adicionalmente, la resolución define la historia clínica ocupacional como un documento privado y sujeto a reserva profesional, reforzando la protección de la información médica del trabajador.

Actualización de historias clínicas de salud ocupacional según la Resolución 1843 de 2025

Ámbito de Aplicación

La Resolución 1843/2025 tiene un alcance amplio y obligatorio. Se aplica "a todos los empleadores, empresas públicas o privadas, contratantes, contratistas, trabajadores dependientes e independientes, a las entidades administradoras de riesgos laborales (ARL) y a los prestadores de servicios de salud y salud ocupacional". Esto significa que, sin importar el sector económico o la modalidad de contratación, todas las organizaciones deben cumplir con las obligaciones de evaluaciones médicas ocupacionales establecidas en la norma. En la práctica, las empresas deben incorporar en sus programas de SG-SST las siguientes evaluaciones como obligatorias según los casos: pre-ingreso, periódicas, de retiro, post-incapacidad y de retorno laboral, así como controles adicionales siempre que existan cambios en las funciones o exposiciones del trabajador.

Contenido de la Historia Clínica Ocupacional

La resolución detalla el contenido mínimo que debe registrar la historia clínica ocupacional. En particular, el Artículo 29 exige consignar en cada evaluación médica un "listado de factores de riesgo a los que haya estado expuesto" el trabajador, indicando niveles de exposición, valores límite permisibles (cuando existan), tiempo de exposición a cada factor (en años y meses) y las medidas de control implementadas. De este modo, se deben especificar tipo de factor de riesgo (p. ej., químico, físico, biológico o ergonómico), el nivel de exposición (por ejemplo, leve, moderado o intenso), el tiempo de exposición acumulado y las medidas preventivas aplicadas (como equipos de protección o controles de ingeniería).

Además, la norma exige registrar antecedentes laborales (cargo, funciones y actividades desarrolladas), datos sociodemográficos, hallazgos del examen físico, diagnósticos (con presunción de origen laboral, si aplica) y las restricciones o recomendaciones médico-laborales pertinentes. En conjunto, estos requisitos apuntan a enriquecer la trazabilidad y detalle de la información de salud en el trabajo.

Actualización en Medifolios

Para dar cumplimiento a estos nuevos requerimientos, Medifolios ha actualizado su módulo de Historias Clínicas de Salud Ocupacional. Ahora la plataforma incluye campos adicionales en el componente de Exposiciones a Factores de Riesgo. En concreto, se incorporaron los siguientes datos en el registro clínico:

• Tipo de factor de riesgo expuesto por el trabajador.
• Nivel de exposición (intensidad o concentración del agente).
• Tiempo de exposición (duración acumulada a dicho riesgo, en años/meses).
• Medidas de control implementadas durante la exposición.

Con estos nuevos campos, la historia clínica captura de forma detallada la relación entre cada trabajador y los riesgos identificados en su puesto. La inclusión de esta información adicional responde directamente al requerimiento del Artículo 29, que establece la necesidad de detallar cada factor de riesgo, su magnitud temporal y las acciones preventivas asociadas. Gracias a esta actualización, los equipos de salud ocupacional pueden documentar con precisión el perfil de exposición de cada empleado.

Beneficios de la Actualización

• Cumplimiento normativo: La plataforma de Medifolios asegura el registro completo exigido por la ley. Al incluir los nuevos campos, las empresas cumplen puntualmente con los requerimientos de la Resolución 1843/2025, evitando sanciones y garantizando la validez de sus registros médicos ocupacionales.
• Mejora de la calidad y trazabilidad de la información: La captura de detalles adicionales en la historia clínica (niveles y tiempos de exposición, controles aplicados) incrementa la calidad de los datos. Esto facilita auditorías internas y externas, y garantiza que la información relevante de salud y seguridad esté documentada de forma sistematizada.
• Análisis más preciso de riesgos ocupacionales: Contar con datos estructurados de las exposiciones permite realizar análisis epidemiológicos y de vigilancia de la salud más sólidos. Se pueden identificar patrones de exposición, relacionar condiciones de salud con factores laborales y evaluar la eficacia de las medidas de prevención.
• Optimización de procesos de evaluación y seguimiento: Disponer de información detallada en el sistema agiliza los procesos de evaluación médica ocupacional. Los profesionales de la salud laboral pueden acceder rápidamente al historial de exposiciones y controles del trabajador, ahorrando tiempo en la revisión de casos y facilitando la toma de decisiones en programas de vigilancia.

Importancia y Siguientes Pasos

La entrada en vigor de la Resolución 1843/2025 significa un avance importante en la protección de la salud de los trabajadores. Al exigir mayor detalle en las historias clínicas ocupacionales, se refuerza la prevención de enfermedades laborales y se fortalece la responsabilidad de los empleadores en brindar condiciones seguras. Es fundamental señalar que la norma concede un plazo de transición de seis meses para su implementación. Durante este período, las empresas deben ajustar sus procesos de SST —incluyendo la capacitación de recursos humanos y la actualización de sistemas de información— para acomodar los nuevos requisitos.

Medifolios continuará brindando soporte a sus clientes en este proceso de adaptación. Nuestra plataforma ya cumple con las disposiciones de la normativa y seguirá actualizándose ante cualquier ajuste futuro. De esta forma, contribuimos a que las organizaciones cumplan con la legislación vigente y mantengan los más altos estándares en la gestión de la salud ocupacional.