¿Cómo Eliminar 70% de Glosas Médicas y Recuperar Cartera Perdida?

Gestión inteligente de glosas con control automático, respuestas ágiles por tipo (IPS/EPS/prescripciones), notas crédito electrónicas y análisis predictivo de causas frecuentes. Optimice su ciclo de facturación y recupere hasta 70% de cartera glosada.

-70% Reducción de glosas
100% Trazabilidad con facturación
Auto Notas crédito electrónicas
+500 IPS optimizan cartera

¿Por Qué Pierde Hasta 40-45% de su Cartera por Glosas Mal Gestionadas?

  • Glosas sin registro centralizado: Excel desactualizados, correos perdidos, WhatsApp olvidados generan caos administrativo
  • Vencimiento de términos legales de respuesta por falta de alertas automáticas: pérdida definitiva de cartera
  • Respuestas genéricas sin análisis del tipo de glosa (administrativa, clínica, prescripción): rechazo sistemático de EPS
  • Notas crédito manuales con errores contables: reprocesos de 8-12 horas mensuales por auditor
  • Cero trazabilidad entre glosa-factura-nota crédito: auditorías de 3-6 meses imposibles de soportar
  • Importación manual de glosas desde Excel de pagadores: 40-60 horas/mes en digitación con alto riesgo de error
  • Sin visibilidad gerencial del monto real glosado por cliente/convenio: decisiones a ciegas sobre rentabilidad
  • Reportes inexistentes de edades de cartera glosada: desconoce cuánto dinero lleva 90+ días glosado
  • Glosas recurrentes por mismas causas: no identifica si 80% son por diagnóstico CIE-10 incorrecto
  • Respuestas tardías por descoordinación entre facturación-auditoría-gerencia: flujo de trabajo fragmentado
  • Pérdida de dinero por glosas prescritas: no sabe cuándo se cumplen términos legales de prescripción
  • Sin análisis comparativo de causas: repite errores operativos mes tras mes sin mejora continua

¿Qué Hace Diferente al Módulo de Glosas de Medifolios?

  • Control centralizado: Transforme el caos de Excel/correos en un sistema único de seguimiento en tiempo real de cada glosa desde notificación hasta conciliación
  • Respuestas inteligentes por tipo: Genere argumentaciones diferenciadas según sea glosa de IPS, EPS o prescripciones con plantillas profesionales y reducción de 85% en tiempo de respuesta
  • Importación masiva Excel: Elimine 40-60 horas/mes de digitación manual importando glosas completas desde archivos de pagadores con validación automática
  • Notas crédito electrónicas automáticas: Autogenere notas crédito según estado de glosa (conciliada/pendiente/prescrita) con integración contable y cumplimiento DIAN
  • Trazabilidad 100% con facturación: Garantice auditorías exitosas con vínculo automático glosa→factura→nota crédito→pago recuperado
  • Informes analíticos gerenciales: Visualice en tiempo real monto glosado por cliente/convenio/concepto con gráficos ejecutivos para negociación estratégica
  • Reporte de cartera glosada por edades: Identifique instantáneamente cuánto dinero lleva 30/60/90/120+ días glosado por cliente para priorizar gestión
  • Análisis de causas frecuentes: Descubra que 80% de sus glosas vienen por 3 causas específicas y corrija procesos operativos para reducción sostenida
  • Alertas de prescripción: Nunca más pierda dinero por términos vencidos con notificaciones automáticas 15/7/3 días antes de prescripción legal
  • Dashboard ejecutivo: Monitoree KPIs clave: tasa de conciliación, valor recuperado mensual, causas top 5, tendencia histórica de glosas
  • Flujo colaborativo: Coordine facturación→auditoría→gerencia con asignación de responsables, comentarios internos y aprobaciones digitales
  • Mejora continua: Reduzca glosas desde 40-45% inicial hasta 5-10% en 12 meses con corrección sistemática de causas raíz identificadas

¿Qué Funcionalidades Incluye el Módulo de Glosas?

Sistema integral diseñado para facilitar la gestión completa de glosas generadas por entidades pagadoras, optimizando el proceso de conciliación y generando información estratégica para toma de decisiones ejecutivas.

1. Creación, Seguimiento y Control de Glosas

Registro centralizado y control completo del ciclo de vida de cada glosa dentro de la plataforma, desde notificación inicial hasta conciliación final con trazabilidad total.

  • Registro estructurado de glosa con datos obligatorios: factura relacionada, monto glosado, fecha notificación, entidad pagadora, concepto
  • Estados configurables del ciclo de vida: notificada, en análisis, respondida, conciliada, pendiente, prescrita con transiciones auditadas
  • Seguimiento en tiempo real con historial de cambios: quién modificó, cuándo y qué se cambió para auditoría completa
  • Control de términos legales con semáforo visual: verde (>15 días), amarillo (7-15 días), rojo (<7 días) para priorización
  • Asignación de responsables por área: auditoría médica para glosas clínicas, facturación para administrativas, gerencia para aprobaciones

2. Generación de Respuestas por Tipo de Glosa DESTACADO

Sistema inteligente de respuestas diferenciadas según el tipo específico de glosa (IPS, EPS, prescripciones) con plantillas profesionales y argumentación técnica personalizada.

  • Plantillas de respuesta por tipo: glosas IPS (contratos, tarifas), EPS (autorizaciones, pertinencia), prescripciones (normativa, justificación médica)
  • Argumentación técnica con soporte normativo: Resolución 3047/2008, Ley 1751/2015, Acuerdo 029/2011 según aplique
  • Adjuntos múltiples: historia clínica, autorizaciones, soportes de medicamentos, notas aclaratorias de auditoría médica
  • Firma digital de responsable médico o administrativo con validez legal según tipo de glosa
  • Trazabilidad de envío: fecha, hora, medio (correo, plataforma pagador, físico), acuse de recibo digital

3. Importación Masiva desde Archivos Excel

Carga automatizada de glosas y respuestas desde archivos Excel de pagadores, eliminando digitación manual y reduciendo errores de transcripción hasta 95%.

  • Importador con validación automática: detecta columnas obligatorias (factura, valor, concepto), alerta errores de formato, previene duplicados
  • Mapeo flexible de columnas: adapta archivos de diferentes EPS (Nueva EPS, Sura, Sanitas, Salud Total) con configuración por pagador
  • Validación cruzada con facturas existentes: verifica que factura glosada exista en sistema, alerta facturas no encontradas
  • Pre-visualización antes de importar: muestra resumen (X glosas a importar, valor total, clientes afectados) para confirmación
  • Log de importación detallado: registra cuántas se importaron exitosamente, cuáles fallaron y por qué razón específica

4. Autogeneración de Notas Crédito Electrónicas NUEVO

Generación automática de notas crédito electrónicas vinculadas al estado de cada glosa con cumplimiento DIAN y transmisión a software contable.

  • Generación automática según estado: glosa conciliada genera nota crédito, glosa rechazada no genera documento
  • Cumplimiento DIAN Resolución 000042/2020: numeración consecutiva autorizada, firma digital, XML validado, envío a DIAN
  • Vínculo automático nota crédito → factura afectada → glosa origen para auditoría contable completa
  • Cálculo automático de valores: descuenta monto conciliado de factura original, ajusta IVA proporcionalmente
  • Exportación XML/PDF para software contable (Siigo, Alegra, World Office) con interfaz estándar de integración

5. Integración con Módulo de Facturación

Trazabilidad completa entre glosas, facturas originales y notas crédito con sincronización bidireccional automática para auditorías sin esfuerzo.

  • Vínculo automático glosa → factura: al registrar glosa se asocia automáticamente a factura existente con validación de número
  • Vista consolidada desde factura: vea todas las glosas asociadas a una factura, estado actual, monto total glosado
  • Trazabilidad de devoluciones: registre devolucion de factura completa o parcial con motivo, fecha, responsable
  • Sincronización de estados: factura anulada actualiza estado de glosas relacionadas, nota crédito actualiza saldo de factura
  • Auditoría completa: reporte histórico de factura → glosas → respuestas → notas crédito → pagos recuperados en una sola vista

6. Informe Analítico de Glosas con Gráficos

Informes gerenciales ejecutivos con gráficos interactivos y estadísticas por cliente, convenio y concepto para toma de decisiones estratégicas de negociación.

  • Análisis por cliente/pagador: ranking de clientes con mayor glosa en valor y cantidad, tasa de conciliación por EPS
  • Análisis por convenio: identifique qué contratos generan más glosas (capitado vs evento) para renegociación tarifaria
  • Análisis por concepto/causa: TOP 10 causas de glosa (diagnóstico incorrecto, falta autorización, tarifa no contratada)
  • Gráficos ejecutivos: barras comparativas mes a mes, torta de distribución por tipo, línea de tendencia histórica
  • Filtros interactivos: fecha desde/hasta, cliente específico, convenio, estado de glosa, rango de valores para análisis detallado

7. Reporte Detallado de Glosas con Estado

Listado completo exportable de todas las glosas con valor, cliente y estado (conciliada, pendiente, prescrita) para control administrativo diario.

  • Reporte completo con columnas clave: número glosa, fecha, cliente, factura, concepto, valor, estado, responsable, días transcurridos
  • Filtros por estado: conciliada (recuperada), pendiente (en gestión), prescrita (perdida) para focalizar acciones
  • Ordenamiento flexible: por valor descendente (priorizar glosas grandes), por antigüedad (atender críticas), por cliente
  • Exportación a Excel con formato: colores por estado, totales automáticos, filtros habilitados para análisis externo
  • Impresión PDF profesional: logo IPS, fecha de generación, responsable, para presentar a gerencia o auditores externos

8. Reporte de Edades de Cartera Glosada

Análisis de antigüedad de cartera glosada segmentada por cliente y estado con rangos de días (0-30, 31-60, 61-90, 91+) para priorización de gestión.

  • Segmentación por edades estándar: 0-30 días (reciente), 31-60 días (alerta), 61-90 días (crítico), 91-120 días (prescripción inminente), 120+ días (perdida)
  • Análisis por cliente: identifique qué pagador tiene mayor cartera antigua glosada para escalamiento comercial urgente
  • Análisis por estado: separe glosas pendientes de gestión vs conciliadas vs prescritas para focalizar esfuerzo
  • Valores totales por rango: vea cuánto dinero lleva más de 90 días glosado y en riesgo de prescripción legal
  • Alertas automáticas: notificación a gerencia si cartera 91+ días supera umbral configurado (ej: $50M) para acción inmediata

9. Análisis Comparativo de Causas Frecuentes ESENCIAL

Inteligencia de negocio que identifica causas raíz recurrentes de glosas para implementar mejoras operativas en facturación y reducción sostenida de glosas.

  • Ranking de causas frecuentes: TOP 10 conceptos de glosa ordenados por recurrencia (ej: "Diagnóstico CIE-10 incorrecto" aparece en 45% de glosas)
  • Análisis de tendencia temporal: compare si causa X aumenta o disminuye mes a mes para medir efectividad de correcciones implementadas
  • Identificación de patrones: detecte si glosas por "falta autorización previa" solo ocurren con EPS específica o en servicio específico
  • Sugerencias de mejora: sistema recomienda acciones (ej: "Capacitar facturación en codificación CIE-10 para urgencias")
  • Medición de impacto: antes de mejora tenía 200 glosas/mes por causa X, después de 3 meses bajó a 40 glosas/mes (reducción 80% validada)

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